Multifunktionsdrucker

Multifunktionsdrucker oder Multifunktionsgeräte übernehmen neben dem Drucken weitere Funktionen. Die Finishereinheit ermöglicht Sortieren, Broschürendruck und Heften. Die Geräte verfügen mit der Kopierfunktion über einen Scanner. Im Prozess der Digitalisierung der Schule ist die Möglichkeit des Scannens (inkl. Schrifterkennung) eine zentrale und genauso wichtige Funktion wie das Ausdrucken.

Die Einflussfaktoren, die die Wahl der Geräte und deren Standorte mitbestimmen, sind komplex und vielfältig, von Gesamtkostenrechnungen über Zugänglichkeit resp. nicht Zugänglichkeit bis zu Ozon- und Feinstaubbelastungen. Deshalb wird der Schule empfohlen, vor der Beschaffung von Druckern ein kleines Druckerkonzept zu erstellen, in dem die folgenden Punkte geklärt werden:

• Anzahl und Typ der benötigten Multifunktionsdrucker
• Standorte und Zugänglichkeit der Multifunktionsdrucker für die verschiedenen Benutzergruppen
• Steuerung und Management der Multifunktionsdrucker
• Gesamtkostenschätzung (inkl. Mietgebühren, Druckkosten pro Seite etc.)

MFD Typen

Im Folgenden werden fünf relevante Typen von Multifunktionsdrucker und deren typischer Einsatz in Schulen beschrieben.

SW-Kopierer

Schwarz-Weiss-Kopierer sind die typischen Arbeitspferde im aktuellen Schulunterricht. Sie werden in erster Linie für das Kopieren von Unterrichtsunterlagen etc. verwendet. Seltener kommen die Möglichkeiten des Ausdruckens digitaler Dokumente und das Einscannen von Dokumenten zur Anwendung. 

Wichtig ist, die Kopierer ans Netzwerk anzuschliessen, damit auch Druck- und Scanfunktionen verwendet werden können. Zudem sollten die Kopierer auch aktuelle Protokolle wie AirPrint unterstützen, damit z.B. vom Tablet aus der Kopierer/Drucker angesteuert werden kann.

Farb-Laserdrucker

Farb-Laserdrucker werden meistens für den Ausdruck von digitalen Dokumenten verwendet. Im grossen Farb-Laserdrucker werden meist für den Ausdruck digitaler Dokumente verwendet. Im grossen Format (A3) eignen sie sich auch für den Einsatz im Bildnerischen Gestalten oder für den Druck von Plakaten etc. 

Zeilen-Tintenstrahldrucker 

Zeilentintenstrahldrucker sind sehr schnell im Betrieb. Sie sind kostengünstig und in kleinen Büros und Schulen beliebt.

Vorteile:

• Mindestens so schnell wie ein typischer Laserdrucker
• Kosten pro gedruckte Seite sind wesentlich teifer als bei allen anderen Druckertypen
• Weder Feinstaub noch Ozonentwicklung beim Druck
• Keine Hitzeentwicklung und weniger Stromverbrauch als bei Laserdruckern

    
Nachteile:

• Tinte verschmiert ein wenig bei der Benutzung von Leuchtstiften oder bei feuchten Händen
• Der Druckqualität von Fotos ist nicht gleich gut wie bei Farblaserdruckern

Schwarz-Weiss-Laserdrucker

SW-Laserdrucker werden typischerweise eingesetzt als Drucker in den Klassenzimmern. 

Tintenstrahldrucker mit Tintentanks

Durch die Wiederauffüllbarkeit der Tintentanks sind die Gesamtkosten des Druckers tiefer als bei klassischen einfachen Tintenstrahldruckern. Die Tintenstrahldrucker mit auffüllbaren Tintentanks sind im Schulkontext zu bevorzugen. Für einfache Tintenstrahldrucker ohne Tank sehen wir keinen Einsatzzweck mehr in der Schule.

Zusatzfunktionen von Multifunktionsdrucker

Die beschriebenen Kategorien von Druckern enthalten oft die eine oder andere Zusatzfunktion:

• Ein WLAN-Drucker kann auch an einem Ort aufgestellt werden, wo kein Netzwerkanschluss vorhanden ist. Drucken über WLAN ist erfahrungsgemäss jedoch störungsanfällig. 
• Ein zweites Papierfach empfiehlt sich für alle Drucker, die intensiv genutzt werden.
• Jeder Schulstandort sollte die Möglichkeit bieten, A3-Formate zu drucken. Erfahrungsgemäss ist dies in der Nähe der Unterrichtszimmer für Bildnerisches Gestalten sinnvoll. 
• Scannen und Kopieren
• Sortierwerk
• Lochen und Klammern 

Standorte der Drucker

Bezüglich der Standorte der Drucker sind drei Faktoren zu berücksichtigen:

• Zugänglichkeit: 
  • Lehrpersonen sollten nicht zu weit gehen müssen.
  • Gewisse Drucker sollten nur für Lehrpersonen zugänglich sein, damit auch vertrauliche Dokumente gedruckt werden können.
  • Über Zugriffsrechte kann geregelt werden, wer auf den Drucker zugreifen kann.
     
• Lärm-, Ozon- und Feinstaubbelastung:
  • Räume, in denen Laserdrucker und Kopierer betrieben werden, sollten idealerweise gelüftet werden können.
  • Häufig genutzte Laserdrucker und Kopierer sollten nicht in Zimmern betrieben werden, wo sich Menschen lange aufhalten (z.B. Klassenzimmer und Lehrerzimmer).
     
• Feuerpolizeiliche Einschränkung: 
  • Drucker im Flur sind von der Feuerpolizei nicht erlaubt, auch wenn dies aus arbeitstechnischer Sicht oft ein geeigneter Standort für Drucker wäre. 

Betriebskosten

Die Betriebskosten für Drucker sind relativ hoch. Massnahmen zu Reduktion der Druckkosten sind:

• Förderung der Bereitstellung und des Arbeitens mit digitalen Dokumenten. Dies bedingt eine entsprechende Schulung der Lehrpersonen und der Schülerinnen und Schüler.
• Gute Kommunikation, was wo wie gedruckt werden soll. 
• Der Schwarz-weiss-Druck soll als Standardeinstellung auf den Geräten voreingestellt werden.
• Auswertung und Rückmelden der gedruckten Seitenanzahl pro Benutzer pro Semester fördern einen bewussteren Umgang.
• Beschränkung der Seitenanzahl pro Benutzer
  • mit Code
  • mit Chip-Karte (digitaler Lehrer- und Schülerausweis)

Die Beschränkung der Seitenanzahl ist oft mit höherer Komplexität in der Nutzung und Mehrkosten bei der Infrastruktur verbunden. Dies wird erfahrungsgemäss nur in grösseren und weiterführenden Schulen umgesetzt.
 

Druckersteuerung und Druckermanagement

Für Drucker gilt die Dreiteilung in Funktionalität, Steuerung und Management (siehe Kapitel x.x Gerätemanagement) ebenso wie für andere Geräte.

• Funktionalität: Das Scannen und Drucken an und für sich.
   
• Steuerung: Die Steuerung kontrolliert, wann, über welche Wege, von wem und wo gedruckt wird. Die Steuerung kann der einzelne Drucker selbst übernehmen, durch einen Druckserver überwacht werden oder durch einen Druckerservice in der Cloud geschehen. Wenn es keine zentrale Steuerung gibt, ist es relevant, wo im Netz welche Drucker sichtbar sind. Zentralisierte Steuerung wird typischerweise für die Umsetzung von FollowMe-Printing, Zugriffssteuerung, automatisierte Verrechnung etc. notwendig. Druckersteuerung in der Cloud wird dann interessant, wenn zum Beispiel auch die Drucker und Scanner von zuhause miteinbezogen werden resp. wenn Drucken über die Schulstandort-Grenze hinweg verstanden wird und die Schulen via Glasfaser am Internet angeschlossen sind.
   
• Management: Das Management umfasst das Anzeigen von Füllständen von Toner und Tinte, den Zustand des Druckers, Probleme des Druckers, Firmwareupdates einspielen etc. Da die Drucker meistens am Netzwerk angeschlossen sind, ist der Aufwand, eine Management-Software einzusetzen, nicht sehr gross. 

Kopier- und Druckerwartung als Dienstleistung

Bei Fotokopierern ist die Miete inkl. Wartungsservice und Tonerersatz weitverbreitet. Ähnliche Angebote gibt es auch für Multifunktionsdrucker. Sobald der Kopierer und der Drucker ins Netzwerk eingebunden sind und Teil der digitalen Prozesse werden, müssen die Schnittstellen und Verantwortlichkeiten zwischen schulinternem technischen Support, externem technischem Support und externem Dienstleister geklärt sein.
 

Drucken und Scannen als Dienstleistung

Für Spezialdrucke (Fotos, Poster, spezielle Papiere, Grossaufträge) könnten für Schulen auch der Einbezug externer Druckdienstleister von Interesse sein. Der grosse Nachteil von Drucken und Scannen als Dienstleistung ist die Zeitverzögerung. Die Lehrperson kann das Resultat nicht sofort überprüfen.

MFD Standorte

Bezüglich der Standorte der Drucker sind drei Faktoren zu berücksichtigen

Zugänglichkeit 

• Lehrpersonen sollten keine zu grossen Distanzen bewältigen müssen zu einem Drucker.
• Gewisse Drucker sollten nur für Lehrpersonen zugänglich sein, damit auch vertrauliche Dokumente gedruckt werden können.
• Über Zugriffsrechte kann geregelt werden, wer auf den Drucker zugreifen kann.

Lärm-, Ozon- und Feinstaubbelastung

• Räume in denen Laserdrucker und Kopierer betrieben werden, sollten idealerweise gelüftet werden können
• Häufig genutzte Laserdrucker und Kopierer sollten nicht in Zimmern betrieben werden, in denen sich Menschen lange aufhalten. (z.B. Klassenzimmer und Lehrerzimmer).

Feuerpolizeiliche Einschränkung

• Drucker im Gang sind von der Feuerpolizei nicht erlaubt, auch wenn dies aus pädagogischer Sicht oft ein geeigneter Standort für Drucker wäre. 

 

MFD Steuerung und Management

Für Multifunktionsdrucker gilt die Dreiteilung in Funktionalität, Steuerung und Management ebenso wie für andere Geräte.

• Funktionalität: Das Scannen und Drucken an und für sich.
• Steuerung: Die Steuerung kontrolliert, wann, über welche Wege, von wem und wo gedruckt wird. Die Steuerung kann der einzelne Drucker selbst übernehmen, durch einen Druckserver überwacht werden oder durch einen Druckerservice in der Cloud geschehen. Wenn es keine zentrale Steuerung gibt, ist relevant, wo im Netz welche Drucker sichtbar sind. Zentralisierte Steuerung wird typischerweise für die Umsetzung von FollowMe-Printing, Zugriffssteuerung, automatisierte Verrechnung etc. notwendig.  Druckersteuerung in der Cloud wird dann interessant, wenn zum Beispiel auch die Drucker und Scanner von zuhause miteinbezogen werden, wenn Drucken über die Schulstandort-Grenze hinweg erlaubt wird und die Schulen via Glasfaser am Internet angeschlossen sind.
• Management: Das Management umfasst das Anzeigen von Füllständen von Toner und Tinte, von Informationen zum Zustand oder zu Problemen des Druckers, von anstehenden Firmwareupdates etc. Da die Drucker meistens am Netzwerk angeschlossen sind, ist der Aufwand, eine Management-Software einzusetzen, nicht sehr gross. 

MFD Gesamtkosten

Betriebskosten

Die Betriebskosten für Drucker sind relativ hoch. Massnahmen zu Reduktion der Druckkosten sind:

• Wahl von Druckern mit niedrigen Kosten pro Druckseite.
• Förderung der Bereitstellung und des Arbeitens mit digitalen Dokumenten. Dies bedingt eine entsprechende Schulung der Lehrpersonen und Schülerinnen. 
• Gute Kommunikation, was wo wie gedruckt werden soll. 
• Der Schwarz-weiss-Druck soll als Standardeinstellungen auf den Geräten voreingestellt werden.
• Auswertung und Rückmelden der gedruckten Seitenanzahl pro Benutzer pro Semester fördern einen bewussteren Umgang.
• Beschränkung der Seitenanzahl pro Benutzer mit Code oder mit Chip-Karte (digitalem Lehrer- und Schülerausweis)

Die Beschränkung der Seitenanzahl ist oft mit höherer Komplexität in der Nutzung und mit Mehrkosten bei der Infrastruktur verbunden. Dies wird typischerweise nur in grösseren und weiterführenden Schulen umgesetzt.

Kopier- und Druckerwartung als Dienstleistung

Bei Fotokopierern ist die Miete inkl. Wartungsservice und Tonerersatz weitverbreitet. Ähnliche Angebote gibt es auch für Multifunktionsdrucker.  Sobald der Kopierer und der Drucker ins Netzwerk eingebunden sind und Teil der digitalen Prozesse werden, müssen die Schnittstellen und Verantwortlichkeiten zwischen schulinternem technischem Support, externem technischem Support und externem Dienstleister geklärt sein.