Organisatorisch-administrative Dienste
Seien es die Personaldaten von Lehrpersonen, von Schülerinnen und Schülern sowie von Mitarbeitenden, seien es Zeugnisse, Protokolle, Absenzen oder Pensen – eine Schule produziert und verwaltet eine Unmenge von Daten. Wird über die Cloud ein Online-Programm hierfür angeboten, entstehen durchaus Vorteile. Da es hier aber um heikle Daten geht, ist die Auseinandersetzung mit Authentisierung und Verschlüsselung unabdingbar.
Cloud-Dienst für organisatorisch-administrative Prozesse
Viele Programme, die von Lehrpersonen zur Bearbeitung organisatorischer, administrativer und kommunikativer Aufgaben genutzt werden, lassen sich ohne Nachteil als Cloud-Dienste nutzen, sofern eine Online-Variante des Programms angeboten wird. Diese Möglichkeit der Datenverarbeitung kommt Lehrpersonen mit kleinen Pensen entgegen, da sie dadurch einen orts- und zeitungebunden Zugriff auf die Daten haben und sie bearbeiten können.
Diese Auslagerung bietet den Vorteil, dass in der unterrichtsfreien Zeit, in den Ferien sowie bei Abwesenheit der Informatikfachperson die Dienste zur Verfügung stehen. Eine Herausforderung ist der Datenschutz und die Datensicherheit.
Im Grundsatz setzt die Schule für die organisatorisch-administrativen Prozesse dieselben Cloud-Dienste ein, wie fürs Lernen und Lehren.
- Cloud-Dateiablage mit Online-Editoren mit verschlüsseltem Datentresor für Schuldokumente wie Absenzen, Notizen von Elterngespräche, Arztzeugnisse, Bewerbungsunterlagen und Mitarbeiterbeurteilungen
- Kommunikations-Dienste inklusive verschlüsseltem Chat, Mail und Telefoniesystem
- Schulverwaltung mit Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten, der Lernenden, Noten und Beurteilungen, Klassenzuteilungen usw.
- Persönliche Arbeitsumgebung für Schulleitung, Lehrpersonen und Mitarbeitenden der Schule.
Für die organisatorisch-administrativen Prozesse müssen diese Dienste mit zusätzlichen Vorkehrungen bezüglich Datensicherheit und Datenschutz versehen werden. Dies sind im speziellen:
- Verschlüsselung von Dokumenten (siehe Informationen zum technischem Datenschutz) und
- Zweifaktor-Authentisierung bei der Anmeldung
- Schulverwaltung
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Schulverwaltungssoftware wie z.B. LehrerOffice, Scolaris, escola, i-Campus, VRSG oder Educase enthalten verschiedene Module. Diese vereinfachen es den Nutzergruppen organisatorisch-administrative Prozesse digital umzusetzen. Berechtigungseinstellung der Nutzenden ist ein zentrales Element bezüglich des Datenschutzes. Im Vorfeld der Inbetriebnahme muss geklärt werden, welche Personen welche Daten einsehen und allenfalls bearbeiten dürfen. Dabei muss der Grundsatz der Datensparsamkeit berücksichtigt werden.
Die verschiedenen Gruppen von Nutzenden stellen unterschiedliche Anforderungen an die Software. Auf Grund eines Anforderungskataloges entscheidet die Schule, ob sie unterschiedliche Programme für die Lehrpersonen, für die Schulleitungen und für die Schulverwaltung nutzt. In diesem Fall müssen den Schnittstellen zwischen den Programmen und einer stringenten, eindeutigen Datenhandhabung gebührende Beachtung geschenkt werden.
Module für Schulleitung
- Stammdaten der Lehrpersonen
- Pensenplanung (z. B. SL-Planer)
- Statistisches Reporting
Module für Schulverwaltung
- Stammdaten der Schülerinnen und Schüler und der Erziehungsberechtigten
- Erzeugen von Zeugnissen für den Druck
- Budget-Tools
- Finanzcontrolling
Module für Lehrpersonen
- Notenerfassung und Übersicht
- Absenzen und Berichte
- Ressourcenverwaltung und Reservierungssystem
Schnittstellen für den automatisierten Austausch zu
- Einwohnerkontrolle (Gemeinde), Stammdaten Schülerinnen und Schüler
- Finanzenbuchhaltung (Gemeinde)
- Statistische Daten - BISTA (Kanton ZH)
- digitale Untersuchungskarte für Schülerinnen und Schüler – eSUK (Kanton ZH)
Handlungsempfehlungen
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Ausgangslage
Die Schule arbeitet mit einem Mix aus E-Mail und physischem Ablagefach für die schulinterne Kommunikation. Der Austausch von Daten der Schule intern, mit Eltern und mit der Gemeinde erfolgt mehrheitlich in Form ausgedruckter Listen. Die Aktualisierung geschieht mittels Copy-Paste oder durch Abtippen. Die Medienbrüche verursachen viel Reibungsfläche.
Applikation
Die schulinterne Kommunikation und die Schulverwaltung läuft im Wesentlichen als Software in der Schule. Die Synchronisation zwischen den verschiedenen Systemen geschieht durch Export und Import der Daten. Der Datenschutz und die Datensicherheit werden berücksichtigt.
Integration
Die Schulverwaltung läuft in der Cloud und kann von überall und mit allen Geräten benutzt werden. Für die Schulverwaltung sind besondere Sicherheitsmassnahmen (z.B. Zweifaktor-Authentisierung, Verschlüsselung von E-Mail etc.) in Betrieb. Der Austausch der Schuldaten zwischen verschiedenen Systemen und Ansprechsgruppen (Gemeinden, Kantonen etc.) ist automatisiert. Die Verknüpfung aller Systeme ist dokumentiert und in verständlicher Form transparent aufbereitet.
Die Schule kommuniziert sowohl schulintern als auch mit den Eltern in digitaler Form. Neben E-Mail findet ein wesentlicher Teil der schulinternen Kommunikation auch über Text-, Audio- und Video-Chat statt. Adressbücher und tagesaktuelle Stundenpläne stehen intern wie auch für die Eltern in digitaler Form zur Verfügung.
Transformation
Die technologischen Tools beginnen die Schulkultur zu transformieren. Viele Prozesse sind automatisiert. Eltern können z.B. jederzeit den Notenstand, Lernfortschritte, Absenzen etc. abfragen. «Continuous» wird das neue Schlagwort.