Organisationsentwicklung im digitalen Wandel

Aufgabe jeder Schule ist die Umsetzung von «Medien und Informatik aus dem Zürcher Lehrplan 21» sowie des Grundlagenberichts «ICT an Zürcher Volkschulen 2022» vom 25. Oktober 2016 (kurz ICT-2022). Das Projekt ICT-Coach hilft den Schulen bei der Umsetzung und bietet ihnen die Chance, ihr eigenes Profil zu schärfen. Beispiel: «Unsere Schule ist eine Pionierin in der Nutzung von digitalen Möglichkeiten.»

Eine gemeinsam erstellte Vision zum digitalen Wandel ist ein wichtiger Eckpfeiler für die zukünftige Ausrichtung der Schule. Die Vision könnte beispielsweise lauten: «Die Schülerinnen und Schüler unserer Schule sollen auf den Einstieg in die Lehre 2025 vorbereitet sein.» Durch die Vision wird eine Stossrichtung für Legislaturziele, Schulprogramm, Jahresprogramm und dadurch ebenfalls für die Qualitätssicherung und -entwicklung vorgegeben. 

Verankerung des digitalen Wandels im Schulprogramm

Mit den Legislaturzielen konkretisiert die Schulpflege den digitalen Wandel ihrer Schule in Vierjahreszyklen. Die Umsetzung der Legislaturziele wird am besten mithilfe eines Projekts umgesetzt. Im Projektauftrag werden die Ziele, korrespondierend zur Vision und zu den Legislaturzielen, formuliert, die notwendigen personellen und finanziellen Ressourcen festgelegt und die Meilensteine definiert. Dadurch ergibt sich auch der Bedarf an finanziellen Ressourcen für jedes einzelne Projektjahr (siehe auch Beschaffung von persönlichen Arbeitsgeräten).

Neben dem Projektauftrag sind auch die Legislaturziele zum digitalen Wandel im Schulprogramm aufzunehmen. Damit werden zeitliche und personelle Ressourcen in der ganzen Organisation Schule für die Umsetzung bereitgestellt. Im Schulprogramm muss auch ein klarer Entwicklungsprozess ersichtlich sein, der Massnahmen sowohl im Bereich der Organisationsentwicklung als auch in der Personal- und Unterrichtsentwicklung umfasst. Die Erarbeitung des Schulprogramms durch die Schulkonferenz fördert das Verständnis für die notwendige Veränderung der Organisation und der einzelnen Teammitglieder.

Durch das gemeinsame Formulieren von Qualitätsstandards der Schule erhält diese ein stärkendes Instrument, und es ist sichergestellt, dass die Umsetzung laufend überprüft wird. Detaillierte Hinweise dazu finden sich im Kapitel 10 des ICT-Guides.

ICT-Coach sieht drei Stufen des digitalen Wandels einer Schule vor: Applikation, Integration, Transformation. Sie stellen Entwicklungsschritte dar. Für jede Stufe ist eine klare Ausprägung formuliert. Es ist aber von der Ausgangslage einer Schule und der Formulierung in den Legislaturzielen abhängig, welche Stufe sie zukünftig erreichen möchte. Gewisse Stufenentscheide sind miteinander gekoppelt, andere funktionieren unabhängig voneinander. So kann beispielsweise entschieden werden, dass in der Organisationsentwicklung die Stufe «Integration» angestrebt wird, das heisst, es wird gemeinsam digital gearbeitet. Gleichzeitig könnte es aber sein, dass im Bereich der «Weiterbildung zur Unterrichtsentwicklung» zuerst einmal auf der Stufe «Applikation» Erfahrung gesammelt wird. Damit soll ersichtlich sein, dass nicht in jedem Themenfeld die gleiche Stufe erreicht werden muss.

Projektorganisation für den digitalen Wandel 

Für die Erstellung des schuleigenen Medien- und ICT-Konzepts hilft die Projektorganisation aus dem ICT-Guide. Es wird davon ausgegangen, dass Volksschulen im Kanton Zürich bereits über ein lokales Medien- und ICT-Konzept verfügen, dass sie sich also mit den Veränderungen ihrer Schule durch digitale Technologien auseinandergesetzt haben. Auf dieser Ausgangslage baut der ICT-Coach auf. 

Der ICT-Coach unterstützt die Umsetzung der im lokalen Medien- und ICT-Konzept festgelegten Eckwerte. Er ermöglicht, auf spezifische Fragen vertieft einzugehen. Diese Vertiefungen können durch die gleiche Projektgruppe erarbeitet werden, die bereits die Arbeit am lokalen Medien- und ICT-Konzept umgesetzt hat. Es besteht aber auch die Möglichkeit, die Umsetzung im Sinne einer Weiterbildung an ein neu zusammengesetztes Projektteam zu vergeben. Dadurch besteht die Chance, den digitalen Wandel im Schulteam breiter abzustützen. 

Die Vorgehensweise im Projekt hängt davon ab, wie umfassend die Veränderung sein soll, d.h, welche Stufe erreicht werden soll. Es könnte auch sinnvoll sein, die einzelnen Meilensteine in einem sich schrittweise annähernden Prozess zu entwickeln. Dabei ist die Frage des Spielraums und des Ausprobierens zentral. Im Projektmanagement spricht man auch von der Wasserfall-Methode als einer linearen Vorgehensweise oder von Scrum als eines agilen, inkrementellen Projektmanagements.

Wird das Projekt im Sinne der Wasserfallmethode durchgeführt, wird zunächst ein Projektteam gebildet. Dieses plant die einzelnen Umsetzungsschritte, führt die Umsetzung durch und überprüft die Erreichung der einzelnen Schritte. Voraussetzung dafür ist eine klare Vorstellung der Projektziele, des Projektverlaufs sowie der Aufteilung der Ziele in Teilschritte. Die Teilschritte müssen nacheinander umgesetzt werden, damit das Projektziel erreicht werden kann.

Da Digitalisierungsprojekte oft von Unvorhergesehenem geprägt sind, ist eine agilere Vorgehensweise in Betracht zu ziehen. Mithilfe der agilen Scrum-Methode wird das Projekt des digitalen Wandels als iterativer Prozess angesehen, in dem aus den vorausgehenden Umsetzungsschritten gelernt wird. Aus dieser Erfahrung werden die nächsten Schritte geplant und umgesetzt. Auch hier ist ein Projektteam verantwortlich. Eine klare Vision ist notwendig. Die einzelnen Umsetzungsschritte, Sprints genannt, werden erst geplant, wenn die Erfahrung und der Stand aus dem vorangehenden Schritt bekannt sind. 

Zwischen diesen beiden Varianten steht die halb-agile Möglichkeit, die die Wasserfallmethode mit agilen Elementen anreichert. Beispiel dafür wäre die Erprobung durch Pilotklassen oder Pilotteams. Um näher an der Entwicklung und den Veränderungen zu sein, könnte innerhalb der Schule ein Innovations-Lab im Sinne eines Experimentierraums gegründet werden, wo sich Neues erproben liesse.

Allen Methoden der Projektorganisation ist gemeinsam, dass bereits der Prozess der Implementierung ein wichtiger Lernschritt darstellt. 

Treiber der Veränderung – Infrastruktur oder Pädagogik?

Eine starke Vision ist Treiberin, wenn es um die Orientierung in der Veränderung geht. Die Konkretisierung über die Stufen Legislaturziele und Schulprogramm beeinflusst die Unterrichtsentwicklung. Damit führen wir den Diskurs über die Pädagogik. Erst nachfolgend kann unter anderem die Frage nach der notwendigen Infrastruktur geklärt werden. Mit dem Kapitel 5 «Nutzungskonzept im lokalen Medien- und ICT-Konzept» wird hierfür ein wichtiger und entscheidender Grundstein gelegt, basierend auf der Logik «Technologien folgen Pädagogik». Aus dem erarbeiteten Nutzungskonzept folgt die notwendige Infrastruktur. 

Als Alternative oder Ergänzung zur «Technologien folgen Pädagogik-Vorgehensweise» besteht auch die Möglichkeit, mit digitalen Technologien Pilotversuche zu starten. Damit werden wertvolle Erfahrungen gesammelt, Bedürfnisse eruiert und Kriterien geschärft, woraus neue Möglichkeiten von Lehr- und Lernarrangements entwickelt werden können. Dies stellt die Vorgehensweise «Technologien folgen Pädagogik» nicht grundsätzlich in Frage. Vielmehr wird die adaptive Weiterentwicklung auch im pädagogischen Bereich vorangetrieben.

Schulkultur im Wandel

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Vorteile der Digitalisierung für die Organisation Schule

Neue Technologien überwinden zeitliche und räumliche Beschränkungen. Es ist möglich, an unterschiedlichen Orten zu unterschiedlichen Zeiten an den gleichen Dokumenten zu arbeiten. Eine Zuschaltung zu Konferenzen zum Beispiel durch Microsoft Teams, Meet von Google Workspace for Education Plus oder Facetime ermöglicht es auch Lehrpersonen mit kleineren Pensen, an einer Schulkonferenz teilzunehmen. Das Team teilt in einer gemeinsamen digitalen Ablage Unterlagen, damit nicht jede Lehrperson Materialien neu erstellen muss. Durch das Teilen von gelungenen oder auch nicht optimal abgelaufenen Unterrichtssituationen auf einer Intranetplattform (zum Beispiel mittels Teams, Meet oder Slack), kann voneinander gelernt werden. Das gemeinsame Vorbereiten einer Exkursion oder einer Projektwoche wird mithilfe eines gemeinsamen Planungstools vereinfacht. Die zentrale Verwaltung von Schülerdaten vereinfacht die Arbeit, indem die Informationen nur einmal eingegeben werden müssen.

Diese neuen Formen der Zusammenarbeit ermöglichen organisationales Lernen, eine Vereinfachung der Abläufe und hoffentlich eine höhere Partizipation aller an der Organisation Schule Beteiligten. Sie erfordern ein Umdenken weg vom Einzeldenken («Ich muss alles können») hin zum kollektiven Handeln («Wir lernen von- und miteinander und vertrauen uns in diesem Prozess»). Ziel ist es, sich zu vernetzen und voneinander zu lernen (siehe auch Video "Auf zu neuen Ufern").

Technologien schaffen neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit und der internen und externen Kommunikation, ziehen damit aber auch die Frage nach der Abgrenzung nach sich. Abgrenzung kann auf der persönlichen Ebene der Mitarbeitenden einer Schule verstanden werden, sowohl zeitlich als auch räumlich. Es geht aber auch um die Frage, inwieweit Unterlagen und Daten im Team geteilt werden (siehe auch Risikokultur). Die Balance zwischen diesen Bedürfnissen und Notwendigkeiten zu finden, ist Teil der sich neu formierenden Schulkultur.

Schulorganisation im digitalen Wandel

Die Schulorganisation und die Schulkultur sind eng miteinander verbunden. Wenn die Technologie neue Zusammenarbeits- und Kommunikationsformen ermöglicht, muss sich dies auch in der Schulorganisation widerspiegeln. Beispielsweise kann für die Vorbereitung der Schulkonferenz ein digitales Tool genutzt werden (zum Beispiel Microsoft Sharepoint). Dort können alle für die Sitzung notwendigen Unterlagen abgelegt und eine Agenda erstellt werden. Gewisse Daten können durch die Schulverwaltung zur Verfügung gestellt werden (zum Beispiel Klassenlisten in einem Schuladministrationstool wie scolaris oder Lehreroffice) und durch die Lehrperson für ihre Aufgaben weiterverwendet werden. Zu überlegen ist, wie der weitere Kreis der Schule, beispielsweise die Eltern, die Tagesstrukturen etc. in die digitale Organisation und Kommunikation der Schule aufgenommen werden. Je nach Integrationsumfang und Integrationstiefe verändern sich die Arbeitsweisen aller an der Schule Beteiligten. Dies wird Teil der neuen Schulorganisation und -Kultur (Bsp. Wissensmanagement im ICT-Guide).

Die Form eines Pilot-Projektes hat sich sehr bewährt, um an einer Schule einen Akzent im digitalen Wandel zu setzen. Der Vorteil besteht darin, dass durch die zeitnahe Umsetzung schnell einmal erste Erfahrungen gesammelt werden können, bevor der ganze Budgetprozess gestartet wird. Falls notwendig, können für die spätere Implementierung noch Korrekturen vorgenommen werden. Die Ausgestaltung des (Pilot-)Projektes ist abhängig von der Formulierung der Legislatur- und den daraus abgeleiteten Schulprogrammzielen, das heisst von der Frage, ob darunter der Bereich Unterricht, die Ebene der Zusammenarbeit aller an der Schule Beteiligten oder sogar die Weiterentwicklung zu einer Netzwerkorganisation verstanden wird.

Teamentwicklung und -weiterbildung im digitalen Wandel

Lebenslanges Lernen hat mit dem digitalen Wandel zusätzliche Aktualität erhalten. Einerseits entwickeln die Mitarbeitenden der Schule ihre persönlichen Kompetenzen weiter. Andererseits unterstützen das gemeinsame Lernen und Ausprobieren in der Teamweiterbildung die Teamentwicklung und die Schulkultur (z.B. auch in einer Zukunftswerkstatt).

 

Auf der gesellschaftlichen Ebene erfordert die Umsetzung des Lehrplans 21 permanente Aus- und Weiterbildungen zum Modul "Medien und Informatik" sowie den Anwendungskompetenzen. Möglichkeiten von "Künstlicher Intelligenz" oder der Umgang mit "Learning Analytics" sind Bereiche, über die sich die Schulteams informieren und über deren Bedeutung für die eigene Schule ein Verständnis erlangen muss.

 

Bei Weiterbildungen auf Schulorganisationsebene stehen vor allem Fragen der Schulführung, der Schulentwicklung sowie des pädagogischen bzw. technischen ICT-Supports im Zentrum. Aus der Perspektive des Unterrichts stehen Weiterbildungen zur gewinnbringenden Nutzung von digitalen Elementen, wie auch von neuen Technologien wie 3D-Drucker im Vordergrund. Durch den verstärkten Einbezug des digitalen Wandels in der Schule ergeben sich damit veränderte Aus- und Weiterbildungsbereiche auf unterschiedlichen Ebenen, welche eine gute Planung erfordern.

Teamentwicklung und -weiterbildung sind gemeinsam zu betrachten, da sie sich gegenseitig beeinflussen. Durch die Teamweiterbildung, beispielsweise zum Thema «Nutzung von Kreativ-Apps im Unterricht», findet eine Weiterbildung zum Einsatz von digitalen Hilfsmitteln im Unterricht statt. Gleichzeitig werden sowohl Erfahrungen gesammelt in Bezug auf das gemeinsame Lernen im Team als auch Erfahrungen in der Nutzung solcher Apps geteilt. Eine solche Weiterbildung kann ermutigen, Neues zu entwickeln, und die Angst reduzieren, Fehler zu begehen. Im Bereich von neuen digitalen Tools und neuen Medien sind es oft die jungen und noch wenig erfahrenen Lehrpersonen, die über besondere Kenntnisse verfügen. Das kann die Rollen in einem Team verändern. Damit dies möglich wird, müssen Entscheidungsspielräume geschaffen werden, etwa durch den Einsatz eines Kreativteams für selbstgesteuertes Lernen.

In den MABs und MAGs sollen die persönliche Weiterbildung in digitaler Technologie sowie ihr Beitrag zur Teamentwicklung und zur Teamweiterbildung angesprochen werden. Ebenso wichtig ist die Bezugnahme zu den festgelegten Qualitätsstandards. Dieses Sich-aufeinander-Beziehen unterstützt den Weg des digitalen Wandels nachhaltig. Die im Downloadbereich zur Verfügung gestellten Dokumente sind daher auch aufeinander abgestimmt.

Einerseits wird durch neue Kommunikationskanäle und Zusammenarbeitsmöglichkeiten der Dialog mit den Anspruchsgruppen der Schule einfacher (zum Beispiel Informationen an Eltern, Stimmbürgerinnen und Stimmbürger etc.). Andererseits erwarten die Anspruchsgruppen auch schnellere und möglichst transparente Informationen. Dank Informationen auf der Website der Schule in Eltern-Mails oder über Schul-Apps sind Informationsasymmetrien weniger häufig. Es besteht gerade in Bezug auf die Elternkommunikation über Apps eher die Gefahr der Informationsüberflutung und der Entstehung eines Grabens zwischen technologieaffinen und ungeübten Nutzenden. Die Kommunikation mit den verschiedenen Anspruchsgruppen hat diesen zwei Aspekten Rechnung zu tragen (zum Beispiel durch Bündelung und klarer Strukturierung der Informationen, um den Informationsfluss zu dosieren, durch einfach verständliche Anleitungen für das Nutzen digitaler Elternkommunikationskanäle und durch gezieltes Lenken der Eltern, dass alle Informationen der Schule per Mail kommen und dass allgemeine Informationen auf der Website ersichtlich sind).

Die Schule kann durch das geschickte Entwickeln von Kooperationen über die Grenzen der eigenen Organisation hinweg eine Netzwerkorganisation bilden und damit vom Wissen und den Erfahrungen von Expertinnen und Experten profitieren (beispielsweise durch die Kooperation mit einer lokalen IT-Firma und mit dem Naturschutzbund für den gemeinsamen Aufbau einer Wiki-Seite zum lokalen Naturschutzgebiet).