Schulstrukturen festlegen für gemeinsame Ablagen, Kalender, Kontaktlisten

Schulstrukturen festlegen für gemeinsame Ablagen, Kalender, Kontaktlisten

Die Strukturabbildung einer Schule in Microsoft 365 muss gründlich durchdacht und ausführlich geplant werden. Dabei ist auch eine genügend ausgedehnte Testphase mit unterschiedlichen Benutzergruppen erforderlich.

Einzelne Schuleinheit oder kleine Schule

In einer kleineren Schule kann eine Struktur nach Rollen aufgebaut werden. Dies kann zu folgenden Teams führen:

• Schule xy
  Team für alle Mitarbeitenden und Lehrpersonen der Schule. Es sollten mehrere Kanäle im Team erstellt werden:
  o    Allgemein: Lehrpersonen haben Leserechte und können keine Nachrichten veröffentlichen. Dies ist der Kanal für die Schulleitung für Informationen und die Ablage von Reglementen, Vorlagen, Formularen bzw. einem Schulführungshandbuch.
  o    Lehrpersonenkonvent: Lehrpersonen haben Schreibrechte, können kommunizieren und organisatorische Dokumente gemeinsam bearbeiten (dies beinhaltet z.B. Sitzungsprotokolle, Planung Skilager usw.)
  o    Unterrichtsmaterial: Lehrpersonen haben Schreibrechte und können Unterrichtsmaterialien austauschen und gemeinsam bearbeiten. Für eine bessere Übersicht lohnt es sich, pro Fachbereich des Lehrplans 21 einen eigenen Kanal zu erstellen.
  o    Fotos: Ablage von Fotos

• Schulleitung
  Eigenes Team nur für die Schulleitung und allenfalls Schulverwaltung. Dieses Team sollte auch geführt werden, selbst wenn es nur eine Person in der Schulleitung gibt. Die Schulleitung sollte nie organisatorische Dateien im persönlichen OneDrive for Business verwalten! Dies ist eine persönliche Ablage und wird mit dem Austritt gelöscht.
• Schulpflege
  Team für die Schulpflege für Zusammenarbeit an Dateien und Führung von Sitzungen. Der Datenschutz muss zwingend beachtet werden, da die Schulleitung auch Personendaten behandelt, die unter das Berufsgeheimnis fallen. Weiter haben TICTS mit globalen Administratorrechten die Möglichkeit, sich einen Zugriff auf dieses Team einzurichten.
• Projekt-/Arbeits-/Jahrgangsgruppe xy
  Projekt- und Arbeitsgruppen haben ein eigenes Team für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit.
• Klassen-/Unterrichtsgruppen
  Für Klassen und Unterrichtsgruppen wird je ein eigenes Team vom Typ «Kurse» erstellt. Die Lehrpersonen und Lernenden werden zugeteilt. Nebst der Kommunikation und Dateiablage besitzen solche Teams auch ein eigenes OneNote-Kursnotizbuch sowie das Aufgabentool.
  Die Teams für Klassen und Unterrichtsgruppen sollten möglichst einen lebenslangen Namen erhalten. So wird z.B. auf der Sekundarstufe I eine Klasse nicht S1a, sondern S20a (Start im Schuljahr 2020/21) benannt. So behält das Team während der drei Jahre denselben Namen. Bei einer Umbenennung entsteht das Problem, dass der Name des Teams im Hintergrund nie ändert.
• PICTS/TICTS
  Supportteam für alle Lehrpersonen. Anleitungen und Filme sind zentral verfügbar. Die PICTS/TICTS nutzen den Kanal «Allgemein» für Ankündigungen und Störungsmeldungen. Die Lehrpersonen können in weiteren Kanälen Fragen stellen.

Mehrere Schuleinheiten

Die Schule Musterhausen als mittelgrosse Schule hat nicht nur ein Schulhaus, sondern ist in drei Schuleinheiten eingeteilt. Aus diesem Grund gibt es nebst den oben erwähnten Teams in «Applikation» zusätzlich pro Schuleinheit je ein Team für alle Lehrpersonen und Mitarbeitende, das dem Team «Schule xy» entspricht.
Auch schon eine mittelgrosse Schule erfordert ein sauberes Namenskonzept, damit in der Namensgebung keine Konflikte entstehen.

^{Grafik: Schule Musterhausen}

^{Grafik: Applikationen in Teams}

Schulgemeinde

Eine grosse Schule ist bezüglich der Organisationsstruktur meist gleich aufgestellt wie die Schule Musterhausen. Allenfalls wird noch eine zusätzliche Ebene für die Gesamtschule benötigt, damit Informationen und ein ausführliches Schulführungshandbuch zentral zur Verfügung gestellt werden kann. In diesem Fall ist es empfehlenswert, mithilfe eines Partners ein Schulportal (Intranet) auf der Basis von SharePoint online zu erstellen und dieses als App in Microsoft Teams zu integrieren.

Verteiler, Adressbücher, Kalender und Berechtigungen

Die Basis von jedem Team in Microsoft Teams ist eine Microsoft 365-Gruppe. Bei der Erstellung eines Teams wird auch eine E-Mail-Adresse mit der Domain der Schule für dieses Team erstellt. Diese E-Mail-Adresse kann als Verteiler genutzt werden. Damit das möglich wird, müssen die Einstellungen der Gruppe im Microsoft 365 Admin Center angepasst werden, sodass die Gruppe im globalen Adressbuch angezeigt wird und die E-Mail-Nachrichten an die Mitglieder des Teams weitergeleitet werden. In einem Kommunikationskonzept sollte definiert werden, wann E-Mails und wann Benachrichtigungen in Teams Chats eingesetzt werden.

Bereits ab einer mittelgrossen Schule sollte das globale Adressbuch in Exchange online für die Lernenden eingeschränkt werden, damit sie nicht nach beliebigen anderen Lernenden aus anderen Schuleinheiten suchen können. Auf diese Weise kann das Cyber-Mobbing über Teams eingeschränkt werden. 

Die Microsoft 365 Group bietet auch einen eigenen Kalender an, der in Outlook integriert werden kann. So können Schultermine zentral geführt werden. Eine direkte Anzeige in Teams ist leider nicht möglich. Da dieser Kalender auch noch weitere Nachteile hat (z.B. fehlende Einschränkung der Schreibrechte, Anzeige auf mobilen Geräten), sollte ab mittelgrossen Schulen Gebrauch des Kalenders von freigegebenen Postfächern gemacht werden. Dies bedeutet, dass pro Schuleinheit zusätzlich ein freigegebenes Postfach z.B. se-ob-kalender@schule-musterhausen.ch erstellt und dem Team freigegeben wird.

Im Berechtigungskonzept wird definiert, welche Benutzenden ein Team erstellen dürfen. Dies wird vielfach auf PICTS/TICTS eingeschränkt. Auf diese Weise können Namenskonzeptionen durchgesetzt und verwaiste Teams vermieden werden.