Domain-Name und E-Mail-Adressen

Domain-Name und E-Mail-Adressen

Es ist nützlich, einige pädagogische und technische Entscheidungen vor der Einrichtung des Systems zu treffen: Das System ist zwar flexibel, und man kann vieles auch später ändern. Aber Änderungen im Nachhinein vorzunehmen, ist stets mit einem zusätzlichen Aufwand verbunden.  

Gute Adressen

Aussagekräftige und lang gültige Adressen helfen der Schule bei der Kommunikation. Es lohnt sich deshalb, dass die Schule sich gut überlegt, wie die Subdomains und damit die Adressen für die verschiedenen Cloud-Dienste aussehen. Vielleicht hat die Schule schon einen Domainnamen und eine Website, die unter der Adresse www.schule-musterhausen-gse.ch einsehbar ist. Ein Vorschlag für Domain- und Subdomain-Namen für verschiedene Cloud-Dienste der Schule könnte wie folgt aussehen:

Tabelle: Gute Domain-Namen und E-Mail-Adressen

Nicht alle Kombinationen sind möglich, ein Gespräch mit dem Konzessionspartner hilft zu klären, was funktioniert und was nicht.

Gute E-Mail-Adressen

Datenschutzkonforme E-Mail-Adressen für Schülerinnen und Schüler

Der Datenschützer empfiehlt, dass Schulen bei E-Mail-Adressen nicht den vollständigen Namen der Lernenden benutzen. Für die Schule Musterhausen haben wir uns für «vor.nac@sus.schule-musterhausen-gse.ch» entschieden. Beim Vor- und Nachnamen werden wir die ersten drei Buchstaben verwenden.

Subdomain für Schülerinnen- und Schüler-E-Mail-Adressen

Die E-Mail-Adressen von Mitarbeitenden einer Schule und denen von Schülerinnen und Schülern sollten sich unterscheiden. Dies kann mit einer eigenen Subdomain für die Schülerinnen- und Schüler-E-Mail umgesetzt werden. Die E-Mail-Adresse von Lehrpersonen wird auf @schule-musterhausen-gse.ch enden, diejenige von Schülerinnen und Schülern zum Beispiel die Subdomain @sus.schule-musterhausen-gse.ch aufweisen. Aussenstehende können dann anhand der E-Mail-Adresse erkennen, ob es sich um Lernende oder um Lehrpersonen handelt.

Die Mailadressen für Mitarbeitende (Schulleitung, Behörden, Lehrpersonen usw.) lauten vorname.nachname@schule-musterhausen-gse.ch, die von Schülerinnen und Schülern vor.nac@sus.schule-musterhausen-gse.ch.

Handhabung von Umlauten und Doppelnamen

Vor- bzw. Nachnamen in E-Mail-Adressen, die Umlaute aufweisen, werden nach ae, ue und oe übersetzt, z.B. Joseph Müller wird zu joseph.mueller@schule-musterhausen-gse.ch. Für weitere Sonderzeichen wie ç oder ȧ werden die Buchstaben c bzw. a verwendet.

Doppelnamen sollen mit einem Bindestrich (-) geschrieben werden: Claus Dieter Meyer wird somit zu claus-dieter.meyer@schule-musterhausen-gse.ch.

Organigramm (Struktur der Organisation)

In Google Workspace for Education Plus können wir verschiedenen Organisationseinheiten unterschiedliche Dienste, Einstellungen und Berechtigungen zuweisen. Eine gut geplante Struktur macht die spätere Verwaltung der Organisation effektiv und flexibel. Zwei Beispiele:

Rollenorientierte Struktur: Hier werden die einzelnen Organisationseinheiten nach «Rollen» organisiert, z.B. Studierende, Lehrpersonen, andere Mitarbeitende. Diese Struktur eignet sich für kleinere Schulen (Schulen, die über ihre Richtlinien und IT-Einstellungen selbst entscheiden können). Die Wartung dieser Struktur ist einfach und angenehm.

^{Organigramm: Beispiel rollenorientierte Struktur}

Organisationsorientierte Struktur: Diese Struktur eignet sich für grössere Organisationen: Die Organisationseinheiten der ersten Ebene werden nach Region, Gemeinde, Kreis oder Schule organisiert. Die Richtlinien und IT-Einstellungen werden von einer höheren Hierarchiestufe vorgegeben. Dennoch braucht jede Organisationseinheit der ersten Ebene einen delegierten Administrator.

^{Organigramm: Beispiel organisationsorientierte Struktur}

Weitere, detaillierte Informationen über Organisationsstrukturen finden Sie bei Google. Die Beispielschule Musterhausen hat sich für eine rollenorientierte Struktur entschieden.

Admin-Rollen

Das System wird einen sogenannten Super-Admin über die Administrationsoberfläche aufbauen. Diese wird über admin.google.com aufgerufen. Wir empfehlen, zwei Super-Admin-Accounts anzulegen, damit diese als Team arbeiten können und bei Krankheitsfällen (oder bei einer Kündigung) keine Probleme entstehen. Zudem kann ein Super-Admin dem anderen das Passwort zurücksetzen, wenn dieser es vergisst.

Neben den Super-Admins gibt es auch andere Admin Rollen, die die Schule vergeben kann. Wir empfehlen, pro Jahrgang einen Nutzerverwaltungs-Administrator anzulegen, der unter anderem die Berechtigung hat, vergessene Passwörter der Lernenden seines Jahrgangs zurückzusetzen. Dies entlastet und beschleunigt den Technischen ICT Support.

Es ist nützlich, im Voraus ein Organigramm für die Admins zu erstellen: Wie viele Admins wird die Schule haben, welche Rechte erhalten die Admins, und welche Kolleginnen und Kollegen werden diese Rollen übernehmen?