Vorentscheidungen Datenspeicherort

Vorentscheidungen Datenspeicherort

Mit der Einführung der Microsoft 365 Cloud kommt auch die Frage auf, welche vorhandenen Dienste abgelöst und welche Daten in die Cloud migriert werden sollen bzw. dürfen.

Für diese Frage hilft auch die erarbeitete Datenklassifizierung. Besonders schützenswerte Daten müssen meist weiterhin intern auf eigenen Systemen abgelegt sein. Unterrichtsdaten können in die Cloud migriert werden.

Auslagerung von Dateien in die Cloud

Folgende Tabelle zeigt einen Ausschnitt verschiedenster Dateiablagen oder Systeme und wie diese in der Cloud abgebildet werden könnten. Es werden nur Dateiablagen aufgelistet, die keine schützenswerten Daten enthalten dürfen:

^{Tabelle: Beispiel Ablagesysteme}

Auslagerung von E-Mail-Postfächern

Auch der Betrieb einer Mailinfrastruktur muss betrachtet werden. Falls die Schule einen eigenen Exchange Server intern betreibt, kann man eine Hybridstellung zu Exchange online aufbauen und so pro Postfach auswählen, welches E-Mail-Postfach in der Cloud oder intern betrieben werden soll.

Falls der E-Mail-Dienst bereits von einem externen Hoster bezogen wird, können diese Postfächer ebenfalls zu Exchange online übertragen werden. Es ergeben sich dadurch folgende Vorteile:

• Allenfalls geringere Kosten
• Nutzung der Microsoft To-Do App möglich
• Der eigene Kalender ist in Microsoft Teams ersichtlich. Konferenzen können direkt in Teams geplant werden.
• Zugriff auf E-Mails, Termine und Kontakte über Outlook, Outlook mobile App und auch weitere Mail-Apps möglich
• Mind. 50 GB Speicherplatz pro Postfach verfügbar
• Sehr guter Spam- und Virenschutz

Grenzen der Lösung

Die Microsoft 365 Cloud bietet verschiedenste Apps für die Schulorganisation und den Unterricht. Zudem sind die Office-Applikationen optimal in die Cloud integriert. Somit ist es für die Bearbeitung von Office-Dateien nicht notwendig, dass diese zuerst herunter- und anschliessend wieder hochgeladen werden. Office-Dokumente werden direkt in der richtigen lokalen Applikation geöffnet und direkt zurückgespeichert.

Die Apps sind vor allem optimal für Office-Dokumente, PDFs, Bilder, MP3 und Filmdateien in Stream. SharePoint online (damit OneDrive for Business und Microsoft Teams eingeschlossen) unterstützen mittlerweile das Speichern von ca. 300 verschiedenen Dateitypen und generieren automatisch eine Vorschau. Jedoch müssen solche Dateien zuerst heruntergeladen werden. Bei der Verwendung des OneDrive Sync Clients wird die Bearbeitung solcher Dateien vereinfacht.

Microsoft 365 bietet nur eingeschränkte Funktionalitäten für folgende Anwendungsszenarien oder darf nur mit erweiterten Datenschutzmassnahmen dafür verwendet werden:

• Schulverwaltungslösung für Personaldaten
• Stundenplanerstellung
• Aufgabenverwaltung bzw. Learning Management System
• Prüfungsumgebung
• Notenverwaltung

Einige der genannten Einschränkungen können durch Apps von Drittanbietern in Microsoft 365 ergänzt werden.