Organisatorisch-administrative Dienste – Handlungsempfehlungen
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Ausgangslage
Die Schule arbeitet mit einem Mix aus E-Mail und physischem Ablagefach für die schulinterne Kommunikation. Der Austausch von Daten der Schule intern, mit Eltern und mit der Gemeinde erfolgt mehrheitlich in Form ausgedruckter Listen. Die Aktualisierung geschieht mittels Copy-Paste oder durch Abtippen. Die Medienbrüche verursachen viel Reibungsfläche.
Applikation
Die schulinterne Kommunikation und die Schulverwaltung läuft im Wesentlichen als Software in der Schule. Die Synchronisation zwischen den verschiedenen Systemen geschieht durch Export und Import der Daten. Der Datenschutz und die Datensicherheit werden berücksichtigt.
Integration
Die Schulverwaltung läuft in der Cloud und kann von überall und mit allen Geräten benutzt werden. Für die Schulverwaltung sind besondere Sicherheitsmassnahmen (z.B. Zweifaktor-Authentisierung, Verschlüsselung von E-Mail etc.) in Betrieb. Der Austausch der Schuldaten zwischen verschiedenen Systemen und Ansprechsgruppen (Gemeinden, Kantonen etc.) ist automatisiert. Die Verknüpfung aller Systeme ist dokumentiert und in verständlicher Form transparent aufbereitet.
Die Schule kommuniziert sowohl schulintern als auch mit den Eltern in digitaler Form. Neben E-Mail findet ein wesentlicher Teil der schulinternen Kommunikation auch über Text-, Audio- und Video-Chat statt. Adressbücher und tagesaktuelle Stundenpläne stehen intern wie auch für die Eltern in digitaler Form zur Verfügung.
Transformation
Die technologischen Tools beginnen die Schulkultur zu transformieren. Viele Prozesse sind automatisiert. Eltern können z.B. jederzeit den Notenstand, Lernfortschritte, Absenzen etc. abfragen. «Continuous» wird das neue Schlagwort.