Schulpflegbeschluss und Projektorganisation

Schulpflegbeschluss und Projektorganisation

Schulpflegbeschluss

Die Erfahrungen aus dem Pilotprojekt haben gezeigt, dass es von essenzieller Bedeutung ist, dass bereits zu Beginn des Projektes die notwendigen formellen Grundlagen dafür geschaffen werden. So sind beispielsweise die notwendigen Ressourcen bereitzustellen. Einerseits werden für die Umsetzung entsprechende Finanzmittel benötigt, andererseits aber auch personelle Ressourcen. Die im Projekt involvierten Personen müssen Zeit dafür haben, ihre Aufgaben innerhalb des Projektes wahrzunehmen. Nur so können auch nachhaltige Projektfortschritte erreicht werden. Je nach Ausgangslage kann dies dazu führen, dass für die Projektumsetzung zusätzliche Personalressourcen zur Verfügung gestellt werden müssen. Denkbar wären befristete Pensenerhöhungen.

Die Schulpflege trägt hierbei die Verantwortung, die notwendigen Grundlagen zu schaffen, personelle Ressourcen und Finanzmittel zur Verfügung zu stellen. Abhängig von der konkreten Schulorganisation und Ausgangslage kann es jedoch schwierig sein, bereits zu Beginn des Projektes konkrete Zahlen parat zu haben. Hier könnte ein Beschluss der Schulpflege, im Rahmen der Projektumsetzung angefallene Mehrstunden bis zu einer gewissen Anzahl zu vergüten, als Übergangslösung ausreichend sein. Falls die ICT-Betreuung an externe Dienstleister ausgelagert ist, wird früher oder später deren Beizug wichtig sein. Dafür fallen externe Kosten an, welche von Anfang an mitzuberücksichtigen sind.

Bei der Umsetzung sind verschiedene Personen involviert. Es ist als Zusammenspiel zwischen der strategischen (Schulpflege) und der operativen (Schulleitung, Leitung Bildung, etc.) zu betrachten. Dementsprechend ist auf ein ausreichendes Rollenverständnis zu achten und die Verantwortlichkeiten zu klären.

Einheitsgemeinde

Die Umsetzung kann gerade in Einheitsgemeinden zu Beginn etwas komplexer sein. Es ist daher ratsam, wenn das Schulpräsidium, welches in Einheitsgemeinden von Amtes Wegen im Gemeinderat der Gemeinde vertreten ist, dafür Akzeptanz schafft. Insbesondere sollte dem Gesamtgemeinderat vermittelt werden, dass die Politische Gemeinde in der Pflicht steht, die Vorgaben der Datenschutzbeauftragten in Bezug auf die Informationssicherheit zu erfüllen. Als Einheitsgemeinde steht diese neben der Schulpflege in der Pflicht. Gleichzeitig besteht das Potential für Synergien, da die politische Gemeinde sich im Prinzip um dieselben Themenbereiche kümmern muss. Dieses Vorgehen bedingt natürlich, dass das Schulpräsidium umfassend informiert ist und das Projekt mitträgt.

Kommunikation

Die Umsetzung von Informationssicherheitsmassnahmen in der Schule ist zwar mehrheitlich ein formelles Thema. Damit zusammenhängend ergeben sich jedoch verschiedene Fragestellungen, welche Einfluss auf den Schulalltag haben. Eine offene und transparente Kommunikation ist daher sehr wichtig und wird empfohlen. Alle involvierten Personen sollen stufengerecht Bescheid wissen, worum es geht und wer welche Rolle in diesem Projekt einnimmt. Die Umsetzung von Informationssicherheitsmassnahmen führt zu Veränderungen, die im Schulalltag spürbar sind. Dies kann wiederum zu Ängsten bei den Mitarbeitenden führen, die ernst genommen werden sollten. Abhängig von der jeweiligen Schulorganisation empfiehlt es sich deshalb, die Leitungspersonen bereits frühzeitig miteinzubeziehen.

Organisation des Projekts

Ein transparenter Informationsfluss kann hier Vertrauen schaffen und wird dringend empfohlen. Nachfolgende Grafik zeigt mögliche Stakeholder der strategischen und operativen Ebene.

Erfahrungen haben gezeigt, dass das Schulpräsidium, wenn immer möglich von Anfang an miteinbezogen werden muss, auch wenn es separate Ressorts wie z.B. Infrastruktur oder ICT gibt. Denn nur so kann eine Vertretung auf oberster Ebene erfolgen.

Die Projektorganisation ist auf eine zentrale Datenablage angewiesen, welche für alle Projektbeteiligten einfach zugänglich sein sollte. Denkbar sind File-Shares innerhalb der Schul- oder Gemeindeverwaltung oder andere Dateiablagesysteme.