Aktenführung, Aufbewahrung und Backup

Aktenführung, Aufbewahrung und Backup

Den allgemeinen Umgang mit Informationen der Zürcher Verwaltung regeln das Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG, LS 170.4) sowie die Verordnung über die Information und den Datenschutz (LS 170.41), während die Archivierung des Schriftguts der Zürcher Verwaltung im kantonalen Archivgesetz (LS 432.11) und in der kantonalen Archivverordnung (LS 432.111) geregelt ist.

Verantwortung und Zuständigkeit

Gemäss § 7 der Archivverordnung hat denn auch jedes öffentliche Organ, also auch die Schule, «eine für die Aktenablage verantwortliche Person» zu bezeichnen. Diese Person ist verantwortlich für die Umsetzung der gesetzlichen Bestimmungen zur Informationsverwaltung, die im Archivgesetz, der Archivverordnung und im IDG enthalten sind. Während der Aufbewahrung und Archivierung müssen die Akten durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen geschützt werden. Diese haben sich nach dem Schutzbedarf zu richten. Die Massnahmen müssen gewährleisten, dass nur berechtigte Personen Zugang zu den Inhalten haben. So müssen die in den Unterlagen enthaltenen Personendaten vom öffentlichen Organ in angemessener Weise geschützt werden. Auch sind die Schutzvorkehrungen abhängig von der Wahl des Mediums.

Laufende Ablage, ruhende Ablage und Archiv

Die Informationsverwaltung lässt sich in drei Hauptphasen (laufende Ablage, ruhende Ablage und Archiv) unterteilen. Eine Schule darf ihre Akten (unabhängig davon, ob diese in Papier- oder elektronischer Form vorliegen) solange aufbewahren, wie sie diese für das Erfüllen ihrer Aufgabe benötigt (sogenannte laufende Ablage). Die darauffolgende Aufbewahrungsfrist (sogenannt ruhende Ablage) wird gemäss Gesetz (IDG) von den Schulen selbst festgelegt, ausser es existieren spezialgesetzliche Regelungen. Werden keine Fristen festgelegt, gilt die im Gesetz statuierte maximale Frist von zehn Jahren. Danach sind die Informationen gemäss § 5 Abs. 3 IDG in Übereinstimmung mit dem Archivrecht (§§ 6–8 des Archivgesetzes des Kantons Zürich vom 24. September 1995, LS 432.11 ) dem zuständigen Archiv anzubieten. Diejenigen Akten, die nicht archiviert werden, müssen vernichtet werden. Siehe dazu das Merkblatt «Vernichten elektronischer Daten» der DSB ZH.

Backup

Mit einem regelmässigen Back-up wird sichergestellt, dass die Informationen auch bei einem Vorfall verfügbar bleiben. Im Rahmen der Informationssicherheits-Strategie wird festegelegt, wie das Back-up-Konzept aussieht. Die zu beachtenden Punkte sind in der Umsetzung von Informationssicherheit erläutert (Link).

Weiterführende Informationen und Unterstützung

Mehr zum Lebenszyklus von Informationen sowie zu den Grundsätzen der Informationsverwaltung, die sowohl bei der klassischen Aktenführung in Papierform als auch bei der elektronischen Aktenführung gelten, finden Sie im Merkblatt «Informationsverwaltung» des DSB ZH.
Das Staatsarchiv berät sodann auch die Schulgemeinden in allen Fragen der Informationsverwaltung und Archivierung und stellt Ihnen auf der Website ihrer Website nebst einer Liste mit Ansprechpersonen auch zahlreiche Hilfsmittel und Unterlagen in Schriftform zur Verfügung. Diese können von der Gemeinde und allenfalls unter Beratung durch das Staatsarchiv an eigene Bedürfnisse und Strukturen angepasst werden (beispielsweise Musteraktenplan zur Übernahme ins Laufwerk vorbereitete Ordnerstruktur).