Verträge im ICT-Bereich

Verträge im ICT-Bereich

Bei der Umsetzung des Lehrplan 21 werden Geräte beschafft, Infrastruktur bereitgestellt und diverse Dienstleistungen in Anspruch genommen. Deshalb müssen die Schulen mit den jeweiligen ICT-Anbietern Verträge abschliessen. Der Ausgestaltung solcher Verträge und Vereinbarungen ist die nötige Aufmerksamkeit zu widmen.

Beschaffung von Hardware im Allgemeinen  

Bei der Beschaffung bzw. dem Erwerb von Hardware handelt es sich regelässig um Kauf, Miete oder Leasing. Komplexer gestalten sich Vertragsverhältnisse mit zusätzlichen Leistungen, die der Funktionsfähigkeit und deren Erhalt dienen, also Installation, Support, Garantie, Wartung etc. Bei der Beschaffung von Hardware bilden einzelne Geräte oder Komponenten, aufeinander abgestimmte Geräte (Konfigurationen) bis hin zu umfassenden ICT- bzw. PC-Systemen den Vertragsgegenstand. Bei unklarer Vertragsgestaltung kann die Kombination von Hardwareerwerb und Softwareüberlassung Schwierigkeiten bereiten. Tipp: Regeln Sie klar, welche Bedingungen in Bezug auf die Hardware und welche in Bezug auf die Software gelten und wie die Komponenten zueinanderstehen.  

Kauf  

Damit ein Kaufvertrag zustande kommt, sind grundsätzlich zwei übereinstimmende gegenseitge Willensäusserungen der Pateien notwendig. Ein Kauf von Hardware (Fahrniskauf) kommt grundsätzlich formlos zustande. Dies bedeutet, dass der Vertrag nicht zwingend schriftlich, sondern auch mündlich verinbart werden kann. aus Beweisgründen ist jedoch Schriftlichkeit vozuziehen. Die Übergabe des Gegenstandes - wie z.B. die Hardware an die Schule - bildet jedoch keine Voraussetzung für das Zustandekommen des Kaufvertrags. Der genaue Kaufgegenstand und die dafür zu zahlende Vergütung sind i.d.R. in Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder in Kaufscheinen bezeichnet und bestimmt. Diese Dokumente wiederum verweisen meist auf die AGB des ICT-Anbieters.

Zum Vertragsinhalt zwischen der Schule und dem ICT-Anbieter gehören regelmässig auch technische Regelwerke, in denen die Bedingungen für die Aufstellung, den Betrieb und den Anschluss der zu liefernden Hardware spezifiziert sind. Dies spielt insbesondere im Zusammenhang mit den Mitwirkungspflichten der Schulen eine Rolle. Denn die Einhaltung der technischen Bedingungen ist Voraussetzung für die ordnungsgemässe Leistungserbringung des ICT-Anbieters (z. B. bezüglich Installation, Anschluss, Herstellung der Betriebsbereitschaft oder allfälligen Tests) - falls dies im Kaufvertrag so vereinbart wurde. Der Vertrags-/Kaufgegenstand spielt auch in Bezug auf allfällige Mängel eine Rolle. Die Verkäuferin hat für das Fehlen von zugesicherten Eigenschaften des Kaufgegenstandes sowie für allfällige Mängel einzustehen. Wichtig ist dabei, dass Mängel sofrt der Verkäufern angezeigt werden. Bei komplexen Systemen können über den Kauf der Geräte hinaus weitere Verträge vorliegen.  

Miete, Leasing und Sponsoring  

Als Alternativen zum Kauf präsentieren sich das Hardware-Leasing und die Hardware-Miete. Der Anteil am gesamten Hardwaregeschäft, der auf Mietbasis abgewickelt wird, ist im Verhältnis zu Kauf gering. Auch das Leasing fällt unter Umständen als Alternative weg. Das Leasinggeschäft und der Hardwarebereich passen nämlich nicht ideal zusammen. Kurzlebigkeit und v.a. der Preisverfall der Hardware schliessen längere Leasinglaufzeiten grundsätzlich aus. Zudem besteht für den Leasinggeber aufgrund des Preisverfalls ein erhebliches wirtschaftliches Risiko.

Beim Sponsoring gibt es gesetzliche Einschränkungen. Gemäss § 67 Volksschulgesetz (VSG)  ist die Unterstützung der Schulen durch Dritte zulässig, soweit diese keinen Einfluss auf den Schulbetrieb nehmen können und die zur Verfügung gestellten Mittel nur ergänzenden Charakter haben. Die Herkunft der Mittel darf dem Ansehen der Volksschule und deren Zweck nicht widersprechen. Die Schulpflege muss der Direktion grössere Zuwendungen melden. Die Finanzverordnung zum Volksschulgesetz konkretisiert die gesetzlichen Bestimmungen.  

Tipp: Grundsätzliches zum Sponsoring in der Volksschule sowie insbesondere zu Werbung in Lehrmitteln können in einem von der interkantonalen Lehrmittelzentrale 2014 veröffentlichten Artikel nachgelesen werden. 

Erwerb von Schulgeräten durch die Schülerinnen und Schüler

Die Schule stellt den Schülerinnen und Schülern die Geräte zur Verfügung. Deshalb kann sich die Frage stellen, ob den Schülerinnen und Schülern unter gewissen Umständen, wie beispielsweise nach Abschluss der Schulzeit oder bei der Beschaffung neuer Geräte durch die Schule, eine Möglichkeit zum Erwerb der Geräte eingeräumt werden soll.  Aus rechtlicher Sicht könnte eine solche Geräteübernahme auf unterschiedliche Weise erfolgen. Naheliegend wäre ein Erwerb durch Kauf durch den Schüler oder die Schülerin.  

Um Probleme mit der Lizenzierung von Software und mit Datenschutz zu vermeiden, wäre jedenfalls auf dem Gerät vor Übergabe sämtliche Software und alle Daten fachgerecht und damit auch unwiderruflich zu löschen und das Gerät auf den Werkzustand zurückzusetzen. Diese Handlung wäre auf Seiten der Schule unerlässlich und gilt bei jeglicher Form des Erwerbs eines Schulgerätes durch Schülerinnen und Schüler. Der Erwerb von Schulgeräten durch die Schülerinnen und Schüler müsste jedoch in jedem Fall zu Marktwerten erfolgen, um eine allenfalls unzulässige Konkurrenzierung privater Anbieter  zu vermeiden. Sollte eine Schule ihren Schülerinnen und Schülern die Geräte zum Erwerb anbieten wollen, ist hierzu in den Umsetzungsinstrumenten eine Vorlage vorhanden.   

Software-Lizenzvertrag

Mittels eines Software-Lizenzvertrags räumt der Lizenzgeber dem Lizenznehmer gegen Zahlung einer Lizenzgebühr das Recht zur Nutzung einer urheberrechtlich geschützten Software ein.  Damit der Lizenzgeber seinen vertraglichen Verpflichtungen nachkommen kann, muss er entweder selbst Inhaber der Urheberrechte an der Software oder vom Rechteinhaber zum Vertrieb der Software als Vertriebs- oder Zwischenhändler ermächtigt worden sein. Dies ist von den Schulen insbesondere dann näher zu prüfen, wenn es sich beim Händler um einen ausländischen Softwarelieferanten handelt oder wenn der Lizenzgeber mit einem Freelancer zusammenarbeitet.  Bei der Ausgestaltung von Software-Lizenzverträgen geniessen die Parteien eine weitgehende Gestaltungsfreiheit. Mangels besonderer Gesetzesbestimmungen unterliegt der Lizenzvertrag in erster Linie den von den Parteien vereinbarten Vertragsbestimmungen (inkl. allfälliger AGB).    

Nutzungsregelungen

Dieser Abschnitt befasst sich mit der Frage, wie die Nutzung von Arbeitsgeräten und der ICT-Infrastruktur im schulischen Umfeld aus rechtlicher Sicht geregelt ist. Dies hat selbstverständlich stets im Einklang mit den bereits erläuterten allgemeinen Grundsätzen zu erfolgen.  

Zunächst kann zwischen verschiedenen Regelungsgegenständen unterschieden werden:

• persönliche Arbeitsgeräte,
• private Arbeitsgeräte sowie     
• ICT-Infrastruktur.

Ferner soll nach Adressaten solcher Regelungen unterscheiden werden:  

• Schülerinnen und Schüler,
• Lehrpersonen,
• weitere Angestellte sowie
• Dritte.

Ausgehend vom Regelungsgegenstand und den Adressaten werden der Inhalt und der verfolgte Zweck der jeweiligen Regelung anders ausfallen. Auch die Form, in der eine Regelung ergeht (z.B. Nutzungsvereinbarung, Reglement, Weisung, usw.) ist unterschiedlich. Die Rechtslage beurteilt sich je nach Adressat, Regelungstatbestand und Form der Regelung anders. Diesem Umstand ist Rechnung zu tragen. 

Die Umsetzungsinstrumente «Risikokultur» enthalten stufenspezifische Nutzungregelungen, die Sie nach Ihren Bedürfnissen anpassen können.  

Ausgestaltung  

Aufgrund der unterschiedlichen technischen Ausgestaltung der ICT-Infrastruktur wie auch der unterschiedlichen pädagogischen Profile sind allgemein gehaltene Nutzungsregeln nicht sachdienlich.  

Tipp: Jede einzelne Schule sollte in einer eigens erstellten Nutzungsregelung die Rechte und Pflichten sowie Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten der Schulbeteiligten (Schülerinnen und Schüler, Lehrpersonen, weitere Angestellte, Dritte etc.) spezifisch regeln. Dies schafft Transparenz und kann sowohl technische als auch organisatorische Massnahmen zum Schutz von Arbeitsgeräten, Daten, beteiligten Personen sowie der Infrastruktur unterstützen.  

Eine Möglichkeit wäre es, die Nutzungsregelung als Anhang in die Hausordnung der Schule zu integrieren und diese von den Nutzerinnen und Nutzern unterschreiben zu lassen. Je nach Alter der Schülerinnen und Schüler ist es empfehlenswert, die Nutzungsregelung genau zu besprechen und zusätzlich durch die Erziehungsberechtigten unterschreiben zu lassen.  

Aus pädagogischen Gründen ist zu empfehlen, mit den Schülerinnen und Schülern simplifizierte Nutzungsregeln auszuarbeiten. Eine Partizipation der Schülerinnen und Schüler ist anzustreben. Es ist sinnvoll, die Nutzungsregelungen für unterschiedliche Adressaten stufengerecht zu formulieren: So beispielsweise eine Formulierung für Lehrpersonen/Schulleitung und andere Angestellte und sodann eigene stufengerechte Formulierungen für Kinder jedes Zyklus.  

Die Regeln für die Nutzung der ICT-Infrastruktur sind zwar je nach Art der Implementierung auch ohne Zustimmung oder Unterschrift der Schülerinnen und Schüler bzw. ihrer Erziehungsberechtigen verbindlich. Dies gilt auch für die Lehrpersonen sowie weitere Angestellte. Die Nutzungsregeln müssen aber klar und verständlich und den Nutzerinnen und Nutzern bekannt sein. Als Teil der Hausordnung sind die Nutzungsregeln gut sichtbar in den Räumlichkeiten der Schule anzubringen. Die Unterzeichnung der Nutzungsregelung durch die Lehrpersonen und die weiteren Angestellten sollte auch aus datenschutzrechtlichen Überlegungen Voraussetzung für die Nutzung der ICT-Infrastruktur sein.  

Nutzungsregelung ICT-Infrastruktur mit Fokus auf Schülerinnen und Schüler  

Bei der Nutzung der ICT-Infrastruktur im Unterricht ist für gewöhnlich eine ausreichende Aufsicht durch die Präsenz von Lehrpersonen oder weiteren Angestellten sicherzustellen. Diese können die Nutzung beobachten, helfend eingreifen und kontrollieren, welche Apps oder Internetseiten die Schülerinnen und Schüler benutzen. Ausserdem sind soweit angemessen auch Massnahmen zu ergreifen, welche eine unzulässige Nutzung bereits auf technischer Ebene verhindern. Die Verantwortung der Lehrpersonen oder weiteren Angestellten reicht aber nur so weit, wie sie Kenntnis von den Aktivitäten der Schülerinnen und Schüler haben kann. Es ist deshalb sinnvoll, in die Nutzungsregelung Bestimmungen aufzunehmen, die für die Nutzung der ICT-Infrastruktur im Unterricht gelten. Überdies kann geregelt werden, ob und in welchem Umfang den Schülerinnen und Schülern die Nutzung der ICT-Infrastruktur ausserhalb des Unterrichts zu unterrichtlichen Zwecken erlaubt wird. In beiden Fällen kann primär die zulässige Art und Weise der Nutzung geregelt werden. Ferner sind Kontrollmassnahmen zur Verhinderung von Missbrauch sowie entsprechende Sanktionen zu definieren. Dies bedingt auch die transparente Festsetzung entsprechender Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten. Eine Veröffentlichung der Nutzungsregelung ist zu empfehlen.  Beispiele von Nutzungsregelungen finden sich in den Umsetzungsinstrumenten.  

Nutzungsregelung Arbeitsgeräte mit Folus auf Lehrpersonen

Digitale Arbeitsgeräte sind für Lehrpersonen ein alltägliches, unabdingbares Werkzeug. Damit der Unterricht bestmöglich gestaltet werden kann, ist es sinnvoll und wichtig, dass die Lehrpersonen ungehinderten Zugang zu diesen Geräten erhalten. Dies kann einerseits durch den Einsatz privater Arbeitsgeräte oder durch die Zurverfügungstellung persönlicher Arbeitsgeräte durch die Schule erwirkt werden. In beiden Fällen ist eine Regelung zu treffen, in der festgehalten wird, welche Leistungen die Schule erbringt, welche Verpflichtungen die Lehrperson übernimmt und welches Verhalten gefordert bzw. unzulässig ist.