Back-up, Aufbewahrung, Archivierung und Löschung

Back-up, Aufbewahrung, Archivierung und Löschung

Ausführlich beschrieben wird der Back-up und die Wiederherstellung in den technischen Richtlinien der DSB im Kapitel 13. Neben der Sicherung der Daten ist genau so wichtig zu prüfen, ob die gesicherten Daten wieder hergestellt werden können. Meistens nutzt eine Schule für das Back-up einen externen Partner. Dieser Partner muss genau die gleichen Standards einhalten, wie es auch eine Schule muss.

Die Schule hat in ihren technischen Richtlinien Aussagen mindestens zu den zu sichernenden Daten, die Parameter zum Back-up sowie Back-up-Methoden festzuhalten.


Daten, welche eine Schule unbedingt sichern muss

Nicht alle vorhandenen Daten einer Schule müssen gesichert werden. Programme und Apps können oft wieder vom Hersteller bezogen werden und müssen nicht gesichert werden. Die Konfigurationen der Applikationen sind oft nicht sicherbar. Eine gute Dokumentation der Konfiguration ist deswegen von Vorteil. Hingegen sind die Datenbanken mit ihren Daten sowie die Filesystem-Daten regelmässig zu sichern. 
Achtung: Daten in der Cloud sind ebenfalls zu sichern, da nicht davon ausgegangen werden kann, dass der Lieferant die Daten sichert. Dies muss zuerst beim Lieferanten in Erfahrung gebracht werden. 

Für eine Schule gilt es im Bereich des Back-ups folgende Parameter festzulegen:

Faustregel Backup 3-2-1-1

  • es braucht drei Kopien der Dateien 
  • zwei verschiedene Speichermedien
  • eine Sicherungskopie an einem anderen Ort
  • ein Back-up nicht am Netz (nur während dem Back-up am Netz)

Wichtig: es muss jeweils überprüft werden, ob der Back-up ohne Fehler durchgelaufen ist.

Wiederherstellung

Mindestens einmal jährlich muss geprüft werden, ob der Back-up wieder zurückgespielt werden kann. Dies muss ebenfalls von den externen Lieferanten eingefordert werden, welche die Daten für die Schule hostet.

Aufbewahrung, Archivierung und Löschung

Grundlage ist IDG Paragraph 5 Absatz 3 und IDG 11 Abs. 2 sowie die Verordnung dazu. 
VeVV per 1.1.2028 mit Übergangsfrist zu beachten.

Aufbewahrungsfristen

Grundsätzlich dürfen Papier- und elektronische Akten so lange aufbewahrt werden, wie sie für das Erfüllen ihrer Aufgaben benötigt werden. Es gilt die Einheit der Aktenführung als Prinzip. 

Es empfiehlt sich einmal pro Jahr einen Clean-up Day der Daten durchzuführen. Es sind alle Daten und Speicherorte zu beachten sowie die Daten auf den persönlichen Geräten von Personen (ev. auch BYOD). Massgebend für die Aufbewahrung sind die Fristen aus dem Musteraktenplan. 


Unbedingt beachten:

Wenn eine Datei gelöscht wurde und es anschliessend ein Recovery gibt, dann muss dies wieder gelöscht werden.

Löschung:

Es muss festgehalten werden, was mit welchem Verfahren gelöscht wird. Dies wird in der Betriebsdokumentation festgehalten. In Schulverwaltungsapplikation besteht u.U. die Möglichkeit einen automatischen Prozess zum Wechsel einer Datei zur ruhenden Ablage, Archivierung und Löschung zu hinterlegen.