Finanzielle Aspekte der Beschaffung

Die Ausstattung mit persönlichen Arbeitsgeräten in Schulen für die Mitarbeitenden und Schülerinnen und Schüler ist sehr unterschiedlich. Entsprechend verschieden ist auch der zu erwartende Investitionsbedarf. Zu unterscheiden ist dabei grundsätzlich zwischen Ersatzinvestition für bereits bestehende Geräte und einer Neubeschaffung. 
Es ist zu beachten, dass sich die Budgetierungsprozesse je nach Gemeinde (Politische Versammlungsgemeinde, Parlamentsgemeinde, Schulgemeinde) unterscheiden. Die folgenden Ausführungen sind daher allgemeiner Art und sollen einen Überblick geben. Es gelten die jeweils gültigen Gemeindeordnungen der einzelnen Gemeinden.  

Aspekte bei der Beschaffung 

Das technische Spektrum möglicher Geräte ist sehr gross. Die richtige Wahl zu treffen, ist auch für Fachpersonen eine grosse Herausforderung. Es gibt aber gewisse Parameter, die die Auswahl rasch einschränken. Der Preis für die Hardware ist in der Regel nur ein Teil der Beschaffungskosten für ein funktionierendes Gesamtsystem. Kosten für Installation, Inbetriebnahme, Software, Support, Wartung, Ersatzbeschaffungen etc. sollten mitberücksichtigt werden. 

Ersatzbeschaffung / Neubeschaffung

Ersatzbeschaffung

Unter dem Begriff der Ersatzbeschaffung versteht das GAZ, dass nach Ablauf des Lebenszyklus der Geräte, der Ersatz als neue Investition über die Investitionsrechnung des Verwaltungsvermögens budgetiert und verbucht wird (Kauf). Die Geräte werden in der Bilanz aktiviert und über die Nutzungsdauer abgeschrieben. Investitionen unter der Aktivierungsgrenze werden direkt als Anschaffungen in der Erfolgsrechnung budgetiert und verbucht.

Neubeschaffung

Alle Geräte, welche zusätzlich oder mit bedeutenden Veränderungen gegenüber den zu ersetzenden Geräten beschafft werden, sind als Neubeschaffung zu bezeichnen. Diese sind zu planen und von der - gemäss Gemeindeordnung - zuständigen Stelle der Gemeinde (Vorstand oder Versammlung etc.) beschliessen zu lassen. Bei einem Beschluss kann dieser auch geändert werden (Höhe der Kreditbewilligung). 
Ein operatives Leasing wird über die Erfolgsrechnung budgetiert und verbucht.

Gebundene Ausgaben

Die Beschaffung von persönlichen Geräten für Lehrpersonen bzw. Schülerinnen und Schüler sind keine gebundenen Ausgaben. Aufgrund des Paragrafen 22 Abs. 2 des Volksschulgesetzes könnte von gebundenen Ausgaben ausgegangen werden, da einige Lehrmittel (Bsp. Dis donc!) eine gewisse Ausstattung an Geräten notwendig machen. Der Spielraum in der Auswahl von Geräten ist jedoch gross bezüglich Leistung, Preis und Modell. Deshalb sind es keine gebundenen Ausgaben.

Aufgrund des Paragrafen 22 Abs. 2 kann begründet werden, dass Geräte notwendig sind und die Schule diese zur Verfügung stellen muss. Im lokalen, pädagogischen Medien- und ICT-Konzept zeigt die Schule auf, wie die Schülerinnen und Schüler mit den persönlichen Geräten arbeiten und zum Lernen nutzen. 
Die Aufstellung der obligatorischen Lehrmittel, welche persönliche Geräte zum Arbeiten notwendig machen, unterstützen diesen Ansatz. Dazu kann auf die Liste der obligatorischen bzw. alternativ-obligatorischen Lehrmittel der Bildungsdirektion verwiesen werden.

Finanzplanung

Die Finanzplanung hilft den Gemeinden ihren Finanzhaushalt längerfristig zu planen und falls notwendig Korrekturen vorzunehmen. Durch die Beschaffung von persönlichen Geräten werden bedeutende finanzielle Investitionen beim Kauf bzw. Verpflichtungen beim Leasing fällig. Aus dem Projektbudget sind die notwendigen finanziellen Mittel ersichtlich. Diese sind in der Finanzplanung zu erfassen. Der aktuelle Finanzplanungszeitrum ist 2019 – 2022 mit einer rollierenden Anpassung. Die jährlichen Ausgaben sowie allfällige Einnahmen fliessen dabei ein.

Projektbudget

Sowohl Personal- als auch Sachaufwand sind im Projektbudget zu erfassen. Für die Finanz- und jährliche Budgetplanung ist das Herunterbrechen der Aufwände und allfälliger Erträge auf die einzelnen Jahre notwendig.

Je nach Umfang der Ausgaben muss dies von der - gemäss Gemeindeordnung - zustänidigen Stelle beschlossen werden. Die genauen Angaben finden sich in der Gemeindeordnung. Ist für ein grosses Projekt die Gemeindeversammlung für die Kreditbewilligung zuständig, kann es Sinn machen, dass eine ausserordentliche Versammlung einberufen wird. Es bewährt sich, im Vorfeld eine Informationsveranstaltung für die Bevölkerung durchzuführen.