Systemaufbau

Systemaufbau

Das System kann ein Super-Admin oder der Konzessionspartner über die Administrationsoberfläche aufbauen. Diese wird über admin.google.com aufgerufen.

^{Grafik: Beispiel Administrationsoberfläche (Google and the Google logo are registered trademarks of Google LLC, used with permission)}

Organisationseinheiten erstellen

Für kleinere Schulen empfehlen wir, eine rollenorientierte Struktur aufzubauen. Die Erstellung der Organisationseinheiten wird in diesem Tutorial-Video von Google genau erklärt (deutsche Untertitel sind verfügbar).

Nutzerinnen und Nutzer hinzufügen

Die Dienste von Google Workspace for Education Plus können nur mit einem Nutzerkonto benutzt werden, deshalb müssen als Erstes die Nutzerinnen und Nutzer ins System hinzugefügt werden. 

Mit dem Konto bekommen die Nutzenden 
●    einen Benutzernamen und ein Passwort (für die Anmeldung)
●    eine E-Mail-Adresse für Gmail (vorname.name@schule-musterhausen-gse.ch) 
●    einen Profilnamen

Neue Nutzerinnen und Nutzer kann man über die Administrationsoberfläche hinzufügen. Hier erklärt Google den Ablauf.

Bei grösserer Anzahl neuer Nutzerinnen und Nutzer ist es empfehlenswert, sie mithilfe einer CSV-Datei hinzuzufügen. Dieses Tutorial-Video von Google zeigt wie (deutsche Untertitel sind verfügbar).

Wir empfehlen, die Nutzerinnen und Nutzer direkt innerhalb ihrer Organisationseinheit zu erstellen (wenn wir sie einzeln zum System hinzufügen) oder sie bei der Erstellung der CSV-Datei schon ihrer Organisationseinheit zuzuordnen. Das verhindert ein Durcheinander und erspart später eine Menge Zeit und Nerven.

Empfohlene Organisationseinheiten:
●    Administratoren
●    Schulleitung
●    Lehrpersonen
●    Lernende
●    Mitarbeitende
●    Schulpflege
●    Schulverwaltung

Bei grösseren Datenmigrationen und vorhandenen Active Directories (eine Schule hat z.B. bereits Microsoft 365 Benutzerkonten, möchte aber jetzt auf Google Workspace for Education Plus wechseln) ist es empfehlenswert, die Migration durch einen offiziellen Google-Partner durchführen zu lassen.

Gruppen erstellen

Das Einrichten von Gruppen dient der Arbeitserleichterung und hat den Vorteil, eine bestimmte Auswahl von Personen direkt ansprechen zu können, z.B. die Klasse A2b oder die Fachgruppe MINT. 

Beispiele für Gruppen:
●    PICTS
●    alle Lehrpersonen
●    Fachgruppen
●    Jahrgangsteams (1, 2, 3)
●    einzelne Klassen

Statt einzelne Benutzende separat einzuladen, erfolgen Einladungen z.B. in den Kalender, in digitale Klassen oder in gemeinsame Ordner über eine Gruppen-E-Mail-Adresse. Vorteile (falls man sie einrichten möchte):

• Schnell eine Rundmail schreiben
• In Google Classroom eine Klasse schnell erfassen (Statt einzelne Lernende einzuladen, kann die Gruppe KlasseA@schule-musterhausen-gse.ch genommen werden.)

Nachteile: Mutationen (Lernende wechseln in eine andere Klasse, Jahrgangswechsel) müssen sofort durchgeführt werden, sonst wird es schnell unübersichtlich. So kann man die Gruppen einrichten.

Die Benutzerin/der Benutzer

Der Start der Google Workspace aus Sicht der Nutzenden könnte über das Dashboard workspace.google.com/dashboard erfolgen: 

^{Grafik: Beispiel Dashboard (Google and the Google logo are registered trademarks of Google LLC, used with permission)}

Der Einstiegspunkt kann jedoch auch über eine App wie Drive (drive.google.com), Gmail (gmail.com) oder den Kalender (calendar.google.com) erfolgen. 

Im Schulungscenter von Google finden sich Anleitungen nach Produkten geordnet bzw. Leitfäden, wie Nutzer von Microsoft einen leichteren Einstieg in die Arbeit mit Google-Produkten finden.

Classroom

Classroom ist das Unterrichts-Verwaltungsprogramm von Google Workspace for Education Plus. Lehrpersonen erstellen Kurse, in denen sie ihren Unterricht organisieren: sie geben Inputs, weisen Aufgaben zu und evaluieren die Arbeit der Schülerinnen und Schüler.

Die Aufträge sind nach Themen geordnet und einfach bearbeitbar. Die Lehrperson findet alle Arbeiten, mit Vor- und Nachnamen der Schülerinnen und Schüler versehen, geordnet in einem Ordner vor und hat die Möglichkeit, Kommentare, Feedbacks oder Bewertungen zu erstellen.

Die Kommentarfunktion erlaubt es Schülerinnen und Schülern, Postings zu hinterlassen, die von allgemeinem Interesse sind. Eine Funktion für private Nachrichten an die Lehrperson bzw. von der Lehrperson zu einer Schülerin/einem Schüler ist auch vorhanden.

Grafik: Beispiele Klassenordne
^{(Google and the Google logo are registered trademarks of Google LLC, used with permission)}

^{Grafik: Beispiel Ablage Klassenordner (Google and the Google logo are registered trademarks of Google LLC, used with permission)}

Kurzvorstellung (3:35 Minuten): Google Classroom 101

Drive

Drive ist der Cloud-Speicherplatz, wo alle Dateien liegen: Es ist eine Art Cockpit, von wo man einfach und intuitiv an seine Dateien kommt. Die Dateien sind von allen Geräten mit einem Internetanschluss zugänglich und bearbeitbar. «Meine Ablage» ist für die persönlichen Dateien bestimmt und «Geteilte Ablagen» für Dateien, auf die gleichzeitig mehrere Personen Zugriff haben dürfen.

^{Grafik: Cockpit Drive (Google and the Google logo are registered trademarks of Google LLC, used with permission)}

Kurzvorstellung (1:36 Minuten): Google Drive 101
Google Workspace-Schulungscenter: Google Drive

Kalender

Der Kalender kann individuell oder in Verbindung mit einer oder mehreren Gruppen genutzt werden. Erinnerungen zu bevorstehenden Meetings können per Mail oder Pushnachrichten auf mobile Geräte gesendet werden. Gemeinsame Kalender reduzieren die Absprachen im Team und schaffen Klarheit. In einem Team-Kalender werden z.B. Konvente, Weiterbildungen, Team-Exkursionen eintragen, in einem Schulhauskalender Anlässe, die das ganze Schulhaus betreffen oder freie Tage und Ferien). In einem Klassenkalender findet sich der Stundenplan der entsprechenden Klasse. Es hat sich bewährt, einen Prüfungskalender im Jahrgangsteam hinzuzunehmen, damit alle Prüfungen nicht nur für die Schülerinnen und Schüler, sondern auch für die Lehrpersonen klar ersichtlich aufgelistet sind.

Vorschlag Kalender für die Schule Musterhausen:

●    Teamkalender für Lehrpersonen (Konvente, Weiterbildungen, Team-Exkursionen) 
●    Schulhauskalender für alle (gemeinsame Anlässe ganzes Schulhaus, freie Tage, Ferien)
●    Jahrgangsteam (1., 2., 3. Sekundarstufe)
●    Evtl. Prüfungskalender für Jahrgangsteam und dessen Schülerinnen und Schüler
●    Stundenpläne der einzelnen Klassen (A1a, A1b, B1, A2a A2b, B2, A3a, A3b, B3)

^{Grafik: Beispiel Kalender (Google and the Google logo are registered trademarks of Google LLC, used with permission)}

violett: persönlicher Kalender (nur für mich sichtbar)
grau: Wahlfächer (zweiter persönlicher Kalender, nur für mich sichtbar)
blau: Stundenplan A3a (mit Arbeitskollege geteilt)
grün: Stundenplan A3b (mit Arbeitskollege geteilt)
dunkelgelb: Teamkalender (mit ganzem Schulhaus geteilt)
hellgelb: Prüfungskalender (mit Jahrgangsteam geteilt)

Im Kopfbereich des Kalenders finden sich Einträge von Aufgaben, die via Google-Classroom gestellt wurden.

Google Workspace-Schulungscenter: Kalender

Gmail

Gmail ist das E-Mail-Programm von Google. Es ist webbasiert, d.h. der Zugriff erfolgt über einen Browser. Falls gewünscht, kann man Gmail auch als App auf dem Handy, Tablet oder iPad installieren. Gmail kann man sehr gut personalisieren. Das Programm arbeitet Hand in Hand mit den anderen Google Workspace-Diensten. 

Video Besprechungen können direkt von Gmail aus gestartet werden. Den Kalender kann man mit einem Klick einblenden. Zudem befindet sich eine To-do-Liste oder eine Notizzettel-Sammlung am rechten Rand.

^{Grafik: Oberfläche Gmail (Google and the Google logo are registered trademarks of Google LLC, used with permission)}

Neben der E-Mail-Funktion bietet Gmail auch die Möglichkeit, Kurznachrichten per Chat an Einzelpersonen oder Arbeitsgruppen zu schreiben. Im Bereich "Spaces" können Gruppen gemeinsam an verschiedenen Projekten arbeiten oder Kanäle für Abteilungen erstellen, Aufgaben zuweisen und themenspezifische Kommunikation pflegen: 

^{Grafik: Bildausschnitt Gmail}

Meet

Mit Google Meet kann man in der Google Workspace for Education Plus Videokonferenzen starten und an Videokonferenzen teilnehmen. Das Programm ist einfach und sehr intuitiv zu bedienen. Alle gängigen Features sind dabei (Breakout Rooms, Mute usw.), und die Möglichkeiten werden ständig erweitert (sich melden, Q & A usw.). Ein Whiteboard lässt sich starten und so kann wie an der Wandtafel oder auf dem Whiteboard im Klassenzimmer unterrichtet werden. Google Meet lässt sich direkt im Browser starten und benötigt auch kein zusätzliches Plug-in. Durch die gute Kompatibilität mit den anderen Google-Produkten ist es eine gute Lösung für Fernunterricht. Zudem ist es möglich ein Miroboard zu verwenden.

Videosammlung und Tipps zu Google Meet 

Kontoeinstellungen

In den Kontoeinstellungen können das Passwort geändert, das eigene Profilbild (Avatar) angepasst und Sicherheitseinstellungen und Personalisierungen vorgenommen werden. Mit einem Klick auf den Namen oben rechts gelangt man zu den Einstellungen:

^{Grafik: Hinweis zu den Einstellungen Sicherheit und Personlisierung (Google and the Google logo are registered trademarks of Google LLC, used with permission)}

^{Grafik: Hinweis 2 zu den Einstellungen Sicherheit und Personlisierung (Google and the Google logo are registered trademarks of Google LLC, used with permission)}

Einstellungen in Domain

Google empfiehlt die folgenden Sicherheitseinstellungen: Empfohlene Einstellungen für Konten auf der Primar-/Sekundarstufe (K-12). 
Zudem empfehlen wir, einen Blick auf die Sicherheitseinstellungen zu werfen.

Weitere Möglichkeiten für die Schule (Admin-Apps)

Der Administrator der Schule hat viele Möglichkeiten, eine reibungslose ICT-Nutzung im Alltag zu gewährleisten. Eine grosse Hilfe dabei sind einige integrierte Programme, die in der Adminkonsole auffindbar sind.

Gebäude und Ressourcen

In der Adminkonsole unter der Rubrik «Gebäude» und «Ressourcen» besteht die Möglichkeit, die Schulräume und deren Ausstattung (z.B. Beamer, Drucker, Ventilator, Wandtafel usw.) strukturiert zu erfassen. Die Vorteile sind: 
●    Bei Meetings im Google-Kalender werden alle Mitglieder automatisch über die genaue Lage und Ausstattung des Raumes informiert.
●    Man kann Räume und Infrastruktur über den Google-Kalender buchen.
●    Mit der Zeit erhält man dank den Berichten von Google einen guten Überblick über die Nutzung der Räume und Infrastruktur. Dadurch erfolgt eine solide Grundlage für Optimierungen.

⇨    zu den Kalenderressourcen

Geräte verwalten

Es ist möglich, die schuleigenen Geräte über die Adminkonsole zu verwalten. Die Alltagsverwaltung der Geräte ist schnell und unkompliziert. Unter anderem besteht die Möglichkeit,
●    das Gerät zu sperren und Passwörter zurückzusetzen.
●    auf verloren gegangenen Geräten den Zugriff auf Google-Dienste zu sperren.
●    Schuldaten von einem verloren gegangenen Gerät von der Adminkonsole zu löschen. 

⇨    zu Geräte für Ihre Organisation verwalten

Apps verwalten

Über die Adminkonsole kann man effizient kontrollieren, welche Apps in der Schule benutzt werden können. Unter anderem besteht die Möglichkeit,
●    Installationen bestimmter Apps zu erlauben/blockieren.
●    Apps für die ganze Schule (oder nur für einzelne Klassen) automatisch zu installieren oder zu löschen.

⇨ zu Apps verwalten