Vorentscheidungen zu den Diensten und der digitalen Struktur

Vorentscheidungen zu den Diensten und der digitalen Struktur

Die Schulen haben ein pädagogisches Medien- und ICT-Konzept erstellt. Darin haben sie festgelegt, wie sie digitale Technologien im Unterricht und zur Schulorganisation nutzen wollen. Diese Grundlage dient nun als Basis für die Entscheide zur Auswahl möglicher Tools aus dem Microsoft 365-Angebot. Dabei ist immer zu beachten, wie diese sich in die bestehende Infrastruktur integrieren lassen. In diesem Kapitel erhalten Sie einen Überblick über das Vorgehen bei den Tools sowie die verschiedenen Ausgangslagen bei ihrer Integration. 

Tools

Die Microsoft 365 Cloud bietet in den beiden Standardplänen Office 365 A1 und Microsoft 365 Apps sehr viele Apps, die auch im Schulbereich optimal für die Organisation als auch für den Unterricht eingesetzt werden können. Es sollte genau evaluiert werden, welche Apps in welchem Zeitrahmen und für welchen Verwendungszweck aktiviert werden sollen. Dabei müssen auch die entsprechenden Leitfäden des Kantons Zürich und von educa.ch beachtet werden. Einige Dienste dürfen aus Datenschutzgründen nicht genutzt werden, da die Apps nur in Rechenzentren in den USA betrieben werden.

Folgende Tabelle zeigt eine nicht abschliessende Übersicht der Microsoft 365 Basisdienste:

^{Tabelle: Übersicht Basisdienste} 

Interne Abhängigkeiten

Je nachdem, welche interne IT-Infrastruktur oder Cloud-Dienste die Schule bereits einsetzt, muss die Vorgehensweise anders geplant werden. Ausgegangen wird von den verschiedenen Stufen, wie sie im ICT-Coach beschrieben werden.

Applikation

Die Schule betreibt keine eigenen Windows Server in der Schule. Jedoch gibt es einen NAS-Speicher, auf dem alle internen Dateien für die Lehrpersonen abgelegt sind. Die Lehrpersonen können nur in der Schule auf diese Dateien zugreifen. Die Schule stellt entweder in den Schulzimmern festinstallierte oder mobile Geräte zur Verfügung. Diese werden nicht zentral installiert oder verwaltet. Die E-Mail-Postfächer werden beim Websitehoster betrieben. Die Lehrpersonen setzen unterschiedliche Cloudtools für den Unterricht ein. Diese werden jedoch nicht zentral vorgegeben.

Bei diesen Voraussetzungen kann die Einführung von Microsoft 365 ohne oder mit einer minimalen internen, technischen Abhängigkeit betrachtet werden.

Falls die Schule bereits die notwendigen Microsoft-Lizenzen mietet, kann der sogenannte Microsoft 365 Tenant (Mandant) schulexy.onmicrosoft.com eröffnet und die eigene Schuldomain z.B. schule-musterhausen.ch integriert werden. Die Benutzenden werden manuell oder über einen CSV-Import erstellt und lizenziert.

Die Schule kann in einem weiteren Schritt die Ablösung des internen NAS-Speichers oder die Migration der E-Mail-Postfächer planen. Die Vorteile: 

• Die Daten stehen standortunabhängig zur Verfügung.
• Nebst den E-Mail-Nachrichten können auch Kontakte und Termine verwaltet werden.
• Die bisherigen Tools (NAS und E-Mail) können mit einem Dienst genutzt werden.

Integration 

Die Schule betreibt ein eigenes Windows-Netzwerk. Im Active Directory werden Benutzende für die Lehrpersonen und Klassen- oder Maschinenlogins verwaltet. Die Lehrpersonen haben Zugriff auf ein Netzwerklaufwerk, auf dem sie organisatorische Daten der Schulleitung abholen und Unterrichtsdaten mit anderen Lehrpersonen austauschen können. Für den Austausch mit den Lernenden steht ein weiteres Netzwerklaufwerk zur Verfügung, das aber keine weiteren Unterteilungen hat. Alle Lernenden haben Zugriff auf alle Daten auf diesem Laufwerk. Die E-Mail-Postfächer werden beim Websitehoster betrieben. Die Lehrpersonen setzen unterschiedliche Cloudtools für den Unterricht ein, die jedoch nicht zentral vorgegeben werden.

Bei diesen Voraussetzungen gibt es eine Abhängigkeit bei der Einführung der Microsoft 365-Dienste zu den internen Windows-Diensten. Microsoft 365 kann an das interne Active Directory angeschlossen oder auch vollständig separat betrieben werden. Ein Anschluss lohnt sich aus folgenden Gründen:

• Die Lehrpersonen melden sich an den internen Geräten und an Microsoft 365 mit den gleichen Benutzerdaten an.
• Es kann eine automatische Anmeldung an Microsoft 365 an den internen Geräten konfiguriert werden.
• Die Benutzenden und Gruppen müssen nur im Active Directory verwaltet werden und werden automatisch synchronisiert.

Die Schule kann in einem weiteren Schritt die vollständige oder teilweise Ablösung der Netzwerklaufwerke und Migration der E-Mail-Postfächer planen. Für die Lernenden sollten persönliche Benutzerinnnen/Benutzer im Active Directory erstellt und die bisherigen Klassen- bzw. Maschinenlogins aufgelöst werden.

Transformation

Die Schule betreibt ein eigenes Windows-Netzwerk. Im Active Directory werden Benutzende für die Lehrpersonen und die Lernenden verwaltet. Die Benutzenden haben Zugriff auf mehrere Netzwerklaufwerke (Home, Organisatorisch, Fachgruppen, Klassenlaufwerk). Die Geräte werden über eine Softwareverteilung automatisiert installiert und aktualisiert. Für die E-Mail-Postfächer wird ein eigener Exchange Mailserver betrieben. Die Grössen der Postfächer und der Home-Laufwerke müssen beschränkt werden, da der interne Speicherplatz begrenzt ist und über ein Backupsystem täglich gesichert wird.

Bei diesen Voraussetzungen kann eine Transformation wie folgt aussehen:

• Synchronisation der Benutzer und Gruppen aus dem Active Directory mit Microsoft 365
• Teilweise oder vollständige Ablösung von Netzwerklaufwerke durch OneDrive for Business (Home), Microsoft Teams oder SharePoint online
• Hybridstellung des Exchange Servers mit Exchange online, damit pro Postfach entschieden werden kann, ob dieses intern oder in der Cloud betrieben wird
• Hybridstellung der internen Windows Geräte. Die Geräte sind weiterhin Mitglied des Active Directories jedoch zusätzlich auch automatisch im Azure Active Directory registriert. Dadurch wird eine automatische Anmeldung an den Microsoft 365 Diensten ermöglicht und z.B. der neue Edge Browser speichert alle Favoriten und Einstellungen in Microsoft 365.
• Die interne Softwareverteilung kann mit dem Microsoft Endpoint Manager in der Cloud erweitert oder abgelöst werden. Der Endpoint Manager unterstützt die Installation und Verwaltung von Windows Geräten aus der Cloud. Es können Richtlinien, Applikationen, Virenschutz und Windows Updates verteilt werden.

Aufschaltung von Diensten 

Die Einführung von Microsoft 365 ist nur teilweise ein technisches Projekt. Zu Beginn müssen die bestehende IT-Infrastruktur und genutzte Cloud-Dienste analysiert und mögliche Integrationen aufgezeigt und definiert werden. 

Es ist aber vor allem ein pädagogisches und organisatorisches Projekt. Die verschiedenen Apps sollten dabei in den Hintergrund, dafür aber die Zielsetzungen der Schule in den Vordergrund gerückt werden.

• Wie sieht die Schule der Zukunft aus?
• Welche Ziele möchten wir erreichen?
• Welche pädagogischen und organisatorischen Methoden möchten wir einsetzen?
• In welcher Zeitabfolge können wir dies umsetzen, sodass alle Lehrpersonen dies mittragen können?

Mit der Beantwortung dieser Fragen können anschliessend die verschiedenen Microsoft 365-Apps zu Lösungsansätzen und Methoden gegenüber gestellt werden. Die Microsoft 365-Dienste sollen als Hilfsmittel den Unterricht und die Organisation unterstützen. Die Schule soll sich dabei auch auf ihre Kernkompetenz – den Unterricht – konzentrieren können und sich nicht nur ausschliesslich um die IT kümmern müssen.

Microsoft 365 bietet viele verschiedene Tools an. Es sollten auf keinen Fall einfach alle Apps freigegeben werden. Die Schule Musterhausen hat ebenfalls einen Zeitplan ausgearbeitet, wann welche Lösungen eingeführt werden und die Anwendungsfälle definiert. Es hat sich dabei folgendes Vorgehen bewährt:

• Office Download und OneDrive for Business
  Mit der Aufschaltung von Microsoft 365 wurde der Download der Office-Applikationen (Word, Excel, PowerPoint usw.) für private Geräte und die persönliche Dateiablage OneDrive for Business freigegeben. Das Ziel war es, dass alle Benutzenden die gleichen Voraussetzungen bei den Office-Applikationen auf privaten Geräten haben und dass die Handhabung mit der Dateiverwaltung und einfachen Zusammenarbeit auf OneDrive for Business geübt werden kann. 
  Zusammen mit diesen beiden Tools wurden weitere kleinere Apps wie Forms und Sway   freigeschaltet. Dies wurde aber nicht weiter kommuniziert.
• E-Mail-Migration 
  Die E-Mail-Postfächer der Lehrpersonen befanden sich beim Websitehoster und boten einen IMAP- und Webzugriff. Es wurden nur die E-Mail-Nachrichten verwaltet. Der Speicherplatz war begrenzt. 
  Die E-Mail-Postfächer wurden über ein Wochenende nach Exchange online migriert. Dadurch konnte ein separater Dienst abgelöst werden.
• Teams für die Schulorganisation und Zusammenarbeit
  Es wurden anhand des Organigramms der Schule verschiedene Teams in Microsoft Teams für organisatorische Dokumente (Formulare, Vorlagen, Reglemente) und für die Zusammenarbeit in den Unterrichtsteams und Fachgruppen erstellt. Es konnte dadurch ein interner NAS-Speicher abgelöst werden. Die Daten stehen jetzt standortunabhängig zur Verfügung. Einzelne Anwendungsfälle, z.B. die Sitzungen der Schuleinheiten wurden neu organisiert und nun vollständig über Teams abgewickelt (Aufschaltung Traktandenliste und weitere Dokumente, gemeinsame Protokollverfassung in OneNote, Aufgabenverwaltung über Planner).
• Kommunikation und Aufgabenverteilung in Klassen und Unterrichtsgruppen
  Pro Klasse und Unterrichtsgruppe wurde je ein Team erstellt. Die Kommunikation wurde von E-Mails bzw. einem Messenger zu Teams übertragen. Theoriedokumente werden im Ordner Kursmaterialien abgelegt. Aufgabendokumente werden über das in Teams integrierte Aufgabentool an die Lernenden verteilt und korrigiert.
• Fernunterricht Lockdown
  Während des Lockdowns im Frühling 2019 musste der Präsenzunterricht innerhalb eines Wochenendes auf Fernunterricht umgestellt werden. Die Lehrpersonen wurden in die Nutzung von Teams-Konferenzen eingeführt.
• Weitere Schritte
  In einem weiteren Schritt werden die Lehrpersonen in der Adaption des Unterrichtsmaterials von reinen Dateien zu interaktiven OneNote-Notizbüchern, Forms, Whiteboards, Sway  usw. geschult werden. Die Lernenden können dadurch ein eigenes Lernportfolio in OneNote aufbauen und auch ein Lerntagebuch führen.
  Externe Lernplattformen werden an die Microsoft 365-Benutzerverwaltung oder an edulog angeschlossen.
  Windows-Geräte werden über den Microsoft Endpoint Manager verwaltet.