Aktenführung, Aufbewahrung, Backup

Aktenführung, Aufbewahrung, Backup

Eine Schule darf ihre Akten (unabhängig davon, ob diese in Papier- oder elektronischer Form vorliegen) solange aufbewahren, wie sie diese für das Erfüllen ihrer Aufgabe benötigt (sogenannte laufende Ablage). Die darauffolgende Aufbewahrungsfrist (sogenannt ruhende Ablage) wird gemäss Gesetz (IDG) von den Schulen selbst festgelegt, ausser es existieren spezialgesetzliche Regelungen. Werden keine Fristen festgelegt, gilt die im Gesetz statuierte maximale Frist von zehn Jahren. Die Informationsverwaltung lässt sich in drei Hauptphasen (laufende Ablage, ruhende Ablage und Archiv) unterteilen. In der ruhenden Ablage sind neben den eigentlichen Informationen auch die Findmittel dazu aufzubewahren. Hierzu gehört bei elektronischen Dokumenten die entsprechende Software zur Erschliessung der Daten.

Danach sind die Informationen gemäss § 5 Abs. 3 IDG in Übereinstimmung mit dem Archivrecht (§§ 6–8 des Archivgesetzes des Kantons Zürich vom 24. September 1995, LS 432.11 ) dem zuständigen Archiv anzubieten. Diejenigen Akten, die nicht archiviert werden, müssen vernichtet werden. Gemeint ist damit im Sinne von § 5 Abs. 3 IDG eine vollständige Vernichtung, was bedeutet, dass papierene Informationen mittels eines Schredders zu vernichten und elektronische Daten mittels entsprechender Löschungs-software zu bearbeiten sind. Siehe dazu das Merkblatt «Vernichten elektronischer Daten» der DSB ZH.

Mehr zum Lebenszyklus von Informationen sowie zu den Grundsätzen der Informationsverwaltung, die sowohl bei der klassischen Aktenführung in Papierform als auch bei der elektronischen Aktenführung gelten, finden Sie im Merkblatt «Informationsverwaltung» des DSB ZH.

Die Zürcher Archivgesetzgebung verpflichtet unter anderem die Schulgemeinden dazu, unter fachlicher Aufsicht des Staatsarchivs, eigene Archive zu führen. Das Staatsarchiv berät sodann auch die Schulgemeinden in allen Fragen der Informationsverwaltung und Archivierung und stellt Ihnen auf der Website ihrer Website nebst einer Liste mit Ansprechpersonen auch zahlreiche Hilfsmittel und Unterlagen in Schriftform zur Verfügung. Diese können von der Gemeinde und allenfalls unter Beratung durch das Staatsarchiv an eigene Bedürfnisse und Strukturen angepasst werden (beispielsweise Musteraktenplan zur Übernahme ins Laufwerk vorbereitete Ordnerstruktur).

Den allgemeinen Umgang mit Informationen der Zürcher Verwaltung regeln also das Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG, LS 170.4) sowie die Verordnung über die Information und den Datenschutz (LS 170.41), während die Archivierung des Schriftguts der Zürcher Verwaltung im kantonalen Archivgesetz (LS 432.11) und in der kantonalen Archivverordnung (LS 432.111) geregelt ist. Gemäss § 7 der Archivverordnung hat denn auch jedes öffentliche Organ, also auch die Schule, «eine für die Aktenablage verantwortliche Person» zu bezeichnen. Diese Person ist verantwortlich für die Umsetzung der gesetzlichen Bestimmungen zur Informationsverwaltung, die im Archivgesetz, der Archivverordnung und im IDG enthalten sind.

Während der Aufbewahrung und Archivierung müssen die Akten durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen geschützt werden. Diese haben sich nach dem Schutzbedarf zu richten. Die Massnahmen müssen gewährleisten, dass nur berechtigte Personen Zugang zu den Inhalten haben. So müssen die in den Unterlagen enthaltenen Personendaten vom öffentlichen Organ in angemessener Weise geschützt werden. Auch sind die Schutzvorkehrungen abhängig von der Wahl des Mediums.

Bei der elektronischen Datenaufbewahrung empfehlen sich beispielsweise folgende Sicherheitsmassnahmen: 

• Verschlüsselung von sensiblen Informationen mit Hardwarekomponenten oder Software 
• Regelmässige Absicherung der Daten durch Sicherungskopien (Backups) 
• Automatische Protokollierung der Veränderung von Informationen 

Informationen zur Informationssicherheit und der Link zum Massnahmenkatalog finden sich im Datenschutzlexikon des DSB.