Beschaffung von Hardware

Beschaffung von Hardware

Im Allgemeinen

Bei der Beschaffung bzw. dem Erwerb von Hardware handelt es sich regelässig um Kauf, Miete oder Leasing. Komplexer gestalten sich Vertragsverhältnisse mit zusätzlichen Leistungen, die der Funktionsfähigkeit und deren Erhalt dienen, also Installation, Support, Garantie, Wartung etc. In solchen Fällen könnte es sich auch um einen Werkvertrag handeln.

Bei der Beschaffung von Hardware bilden einzelne Geräte oder Komponenten, aufeinander abgestimmte Geräte (Konfigurationen) bis hin zu umfassenden ICT- bzw. PC-Systemen den Vertragsgegenstand. Bei unklarer Vertragsgestaltung kann die Kombination von Hardwareerwerb und Softwareüberlassung Schwierigkeiten bereiten. Ob Hard- und Software ein Paket bilden, d.h. zusammengehörig sind, ist v.a. im Hinblick auf die Rechtsbehelfe bei Mängeln relevant.

Tipp: Regeln Sie klar, welche Bedingungen in Bezug auf die Hardware und welche in Bezug auf die Software gelten und wie die Komponenten zueinanderstehen.

Ein wichtiger Punkt bei der Beschaffung ist die Geräteabnahme. Die Regeln können sich je nach Vertragstypus unterscheiden. Grundsätzlich ist jedoch die Hardware umgehend nach der erfolgten Übergabe durch die Schulen zu prüfen, und Mängel sind dem ICT-Anbieter unverzüglich zu melden. Wird dies versäumt, gilt die Hardware als mängelfrei genehmigt. Andernfalls stehen den Schulen allenfalls Mängel-rechte zur Verfügung, abhängig vom jeweiligen Vertragstypus und den jeweiligen Vertragsbedingungen.

Häufig wird in Zusammenhang mit der Beschaffung auch ein Wartungsvertrag mit dem ICT-Anbieter abgeschlossen. Dieser kann die Instandsetzung (Behebung von Störungen), Instandhaltung (präventive Wartung) oder den Einbau von Verbesserungen vorsehen. Umfang, Dauer, Reaktionszeit etc. sind in diesem Fall gesondert zu regeln. Ferner wird Hardware häufig zusammen mit Standardsoftware, wie beispielsweise Betriebssystemen, beschafft, womit u. U. gleichzeitig auch ein Lizenzvertrag zustande kommt. Hardware enthält zudem sog. «Embedded Software». Die Schwierigkeiten bezüglich Embedded Software bestehen darin, dass sie meist nicht speziell vertraglich geregelt ist, aber als Software eigenen Bedingungen unterliegt (Li-zenzen, gesetzlichen Bestimmungen, Updates etc.).

Kauf

Das Leitbild des Kaufvertrages bildet die endgültige Übergabe der Hardware an die Schulen, allenfalls verbunden mit der Installation, gegen Bezahlung des vereinbarten Preises. Der genaue Kaufgegenstand und die dafür zu zahlende Vergütung sind i.d.R. in Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder in Kaufscheinen bezeichnet und bestimmt. Diese Dokumente wiederum verweisen meist auf die AGB des ICT-Anbieters. Zum Vertragswerk des ICT-Anbieters gehören regelmässig auch technische Regelwerke, in denen die Bedingungen für die Aufstellung, den Betrieb und den Anschluss der zu liefernden Hardware spezifiziert sind. Dies spielt insbesondere im Zusammenhang mit den Mitwirkungspflichten der Schulen eine Rolle. Denn die Einhaltung der technischen Bedingungen ist Voraussetzung für die ordnungsgemässe Leistungserbringung des ICT-Anbieters (z. B. bezüglich Installation, Anschluss, Herstellung der Betriebsbereitschaft oder allfälligen Tests). Darüber hinaus ist deren Einhaltung auch Voraussetzung für die Geltendmachung von Mängeln.

Bei komplexen Systemen können über den Kauf der Geräte hinaus weitere Verträge vorliegen, so für die Installation (Werkvertrag), für eine allfällig zusätzlich vereinbarte Beratung (beispielsweise betreffend Konfiguration; Auftrag oder Werkvertrag) oder für die Überlassung von Software (Lizenzvertrag).
Sofern der Erwerb von Hardware als Kauf oder Werkvertrag ausgestaltet wird, skizziert die nachfolgende Checkliste vertraglich zu regelnde Punkte.

  • Vertragsgegenstand: Aufzählung der einzelnen Leistungspositionen (meist Verweis auf einen Anhang) mit Angaben der jeweiligen technischen Spezifikationen (Speicherkapazität, Kompatibilität, Systemverfügbarkeit etc.)
  • Vergütung: Aufschlüsselung nach den einzelnen Komponenten sowie Gesamtsumme, Preisga-rantie, Weitergabe von Preissenkungen
  • Lieferung und Installation: Termin, Verzugsregelung, Installationsbedingungen
  • Erfüllungsort: Ort der Ablieferung, der Installation etc.
  • Abnahme: Beginn, Dauer, Verfahren, Protokoll
  • Garantie/Gewährleistung: Beginn, Dauer, Voraussetzungen, Umfang
  • Einführung/Schulung: Umfang, Kosten, Verantwortliche, Zeitplan
  • Änderung und Anbauten: Nachrüstungsmöglichkeit, Kompatibilität, Auswirkungen auf die Wartung etc.
  • Wartung (sofern vereinbart): Beginn, Dauer, Voraussetzungen, Umfang, Kosten

Miete, Leasing und Sponsoring

Als Alternativen zum Kauf präsentieren sich das Hardware-Leasing und die Hardware-Miete. Der Anteil am gesamten Hardwaregeschäft, der auf Mietbasis abgewickelt wird, ist im Verhältnis zu Kauf oder Leasing relativ gering. Ein Grund hierfür sind neue Vertragsmodelle wie Cloud-Computing, die die pure Hardware-Miete nach und nach verdrängen.

Auch das Leasing fällt unter Umständen als Alternative weg. Das Leasinggeschäft und der Hardwarebereich passen nämlich nicht ideal zusammen. Kurzlebigkeit und v.a. der Preisverfall der Hardware schliessen längere Leasinglaufzeiten grundsätzlich aus. Zudem besteht für den Leasinggeber aufgrund des Preisverfalls ein erhebliches wirtschaftliches Risiko.
Beim Sponsoring gibt es gesetzliche Einschränkungen. Gemäss Volksschulgesetz (VSG)  ist die Unterstützung der Schulen durch Dritte zulässig, soweit diese keinen Einfluss auf den Schulbetrieb nehmen können und die zur Verfügung gestellten Mittel nur ergänzenden Charakter haben. Die Herkunft der Mittel darf dem Ansehen der Volksschule und deren Zweck nicht widersprechen. Die Schulpflege muss der Direktion grössere Zuwendungen melden. Die Finanzverordnung zum Volksschulgesetz konkretisiert die gesetzlichen Bestimmungen.

Tipp: Grundsätzliches zum Sponsoring in der Volksschule sowie insbesondere zu Werbung in Lehrmitteln können in einem von der interkantonalen Lehrmittelzentrale 2014 veröffentlichten Artikel nachgelesen werden.