Erneuerungen

Die technische Entwicklung geht ungebremst weiter. Im Vergleich zur Schulraumplanung sind hier die Erneuerungszyklen kürzer und erfordern ein agileres Vorgehen. Eine fortlaufende Erneuerung und die damit verbundene Planung ist unabdingbar. Die finanziellen und personellen Mittel dazu müssen fix eingeplant sein. Im Idealfall gelingt es, die Erneuerungszyklen der mobilen Geräte und der Basisinfrastruktur mit den Lernzyklen abzustimmen. 

Erneuerungszyklen

Die verschiedenen Gerätekategorien altern verschieden schnell und müssen deshalb zu unterschiedlichen Zeitpunkten ersetzt werden. Die hier beschriebenen Zeitangaben sind grobe Schätzungen und beruhen auf Erfahrungswerten.

Erneuerungszyklen verschiedener Gerätekategorien:

• Internetanschlüsse haben einen Erneuerungszyklus von 2 bis 3 Jahren
• Endgeräte (Laptops, Tablets etc.) haben einen Erneuerungszyklus zwischen 3 bis 6 Jahren
• Audio-Video-Komponenten haben einen Erneuerungszyklus zwischen 5 bis 7 Jahren.
• Netzwerkkomponenten haben einen Erneuerungszyklus zwischen 6 bis 8 Jahren
• Nutzungsmodelle haben einen Erneuerungszyklus zwischen 10 bis 15 Jahren

Erneuerung der Nutzungsmodelle

Die letzten 60 Jahre haben gezeigt, dass sich die Art und Weise, wie IT in der Schule umgesetzt wird, etwa alle 12 Jahre ändert. Das heisst: Etwa alle 12 Jahre muss die Schule sich neu orientieren und einen grösseren konzeptionellen Wandel vornehmen. In den Jahren dazwischen muss die IT im Wesentlichen «nur» erneuert werden.

Erneuerungsprozess in mehreren Phasen

Man kann nicht früh genug beginnen. Ein Erneuerungsprozess mit dem Wechsel des Nutzungsmodells, z.B. von einer Ausstattung mit Laptopwagen zu einer 1:1-Ausstattung mit Tablets dauert mindestens 3 Jahre, das heisst die Zeit von der ersten Planung bis zum Zeitpunkt, da die Geräte in Betrieb sind. Der Erneuerungsprozess umfasst typischerweise mehrere Phasen mit folgenden oder ähnlichen Bezeichnungen:

1. Erarbeiten oder Überarbeiten eines lokales Medien- und ICT-Konzeptes
   Die Schule ist gut beraten, ein lokales Medien- und ICT-Konzept auf Basis des ICT-Guides zu erarbeiten. Dies stellt die Grundlage für eine umfassende Entwicklung der ICT-Infrastruktur mit weiteren Themen wie Weiterbildung und Support sicher. Sollte die Schule bereits ein lokales Medien- und ICT-Konzept erarbeitet haben, ist es empfehlenswert, dieses vor einem Erneuerungsprozess zu analysieren und allenfalls zu überarbeiten.  

2. Politischer Prozess
   Im politischen Prozess geht es darum, den Gemeinderat resp. bei grösseren Summen die Bevölkerung von den Investitionen und laufenden Kosten der ICT-Infrastruktur zu überzeugen. Der Budgetprozess ist ein wesentlicher Bestandteil des Erneuerungsprozesses.

3. Vergabeprozess
   Im Vergabeprozess werden Angebote durch Offerten oder Ausschreibungen eingeholt, verglichen und vergeben.

4. Umsetzung
   Während der Umsetzungsphase werden Umbauten getätigt (Netzwerk verlegt), Geräte montiert und Endgeräte ausgerollt. Die Umsetzung selbst kann oft auch in einzelnen Phasen erfolgen.

5. Betrieb
   ....

6. Evaluation
   Bevor eine Ersatzbeschaffung ansteht, lohnt sich eine Evaluation, damit konzeptionelle Anpassungen möglich sind.

In der Realität überschneiden sich die Phasen, sie sind nicht trennscharf abgegrenzt. Die einzelnen Teile werden zyklisch verfeinert und angepasst.

Bei Ersatzbeschaffungen ohne grosse Änderung des Nutzungsmodells ist die Phase 1 wesentlich eine Aktualisierung des lokalen Medien- und ICT-Konzeptes. Eine Ersatzbeschaffung dauert mindestens ein Jahr.

Projekt-Team und Kompetenzen

Die Schule benötigt für den Erneuerungsprozess ein ganzes Team von Personen mit verschiedenen Kompetenzen:

• Projektleitung
• Externe ICT-Fachpersonen mit Bezug zur Schule
• Pädagogische ICT-Supporter
• Fachpersonen mit Bezug zu politischen Prozessen
• Finanzenfachpersonen
• Baufachpersonen

Typischerweise sind dies Personen mit folgenden Rollen

• Schulleitungsmitglieder
• Pädagogischer ICT-Supporter
• Technischer ICT-Supporter
• Hauswart
• Leitung oder ICT-Verantwortliche/r der Schulpflege
• Schulverantwortliche in der Gemeinde
• Finanzvorsteher der Gemeinde
• Bauvorsteher der Gemeinde
• Elektroplaner
• Für Schulentwicklung zuständige Person
• Externe Schul-ICT-Berater mit Kompetenzen in der Schulentwicklung

Da die schuleigenen zeitlichen Ressourcen und Kompetenzen in den meisten Fällen nicht genügen dürften, müssen Finanzen für externe Beratende, Projektleitende sowie Arbeitszeit von Gemeindemitarbeitenden bereitgestellt werden. 

Einbezug der gemeindespezifischen Situation

Es ist für die Schule ratsam, die verantwortlichen Personen der Gemeinde (Finanzen, Bau, Exekutive) frühzeitig miteinzubeziehen, denn sie kennen die gemeindespezifischen Rahmenbedingungen, Interessen und Möglichkeiten. Jede Gemeinde hat ihre spezifischen Prozesse, wenn es um die Planung einer neuen Basisinfrastruktur bzw. deren Erneuerung geht. Neben den Vorgaben in der Gemeindeordnung sind die längerfristige Budgetplanung und die politische Meinungsbildung in der Gemeinde zu berücksichtigen.

Tipp: Bei konzeptuellen ICT-Erneuerungsprojekten ist darauf zu achten, dass das Projekt wenn möglich nicht gleichzeitig mit anderen grösseren Schulentwicklungs-, Bau- oder anderen Schulprojekten durchgeführt wird. 

Agile Erneuerung

Die Entwicklungen in der IT sind sehr rasant, die Produkte schnelllebig. Im Prozess der Ausarbeitung muss oft mit vielen Unbekannten gerechnet werden. Geplante Produkte und Funktionalitäten verschwinden, neue Produkte und Funktionalitäten erscheinen. Der Erneuerungsprozess ist ein Prozess der ständigen Präzisierung bis hin zum letzten Augenblick. 

Die Komplexität ist hoch, und es ist gut, mit flexiblen Partnern zusammenzuarbeiten.

• Können offerierte Zahlen korrigiert werden?
• Können falsche oder überflüssige Komponenten zurückgegeben werden?

Ausschreibungen vermeiden oder einfach halten

Der Mehraufwand für Ausschreibungen gemäss dem «öffentlichen Beschaffungswesen» ist für alle Seiten gross. Die Schule ist jedoch verpflichtet, die Grundlagen des «öffentlichen Beschaffungswesens» zu berücksichtigen. Details zum öffentlichen Beschaffungswesen sind auf der Webseite der Baudirektion des Kanton Zürich zu finden  .

Eine Ausschreibung beinhaltet viele Risiken, zum Beispiel 

• Projektverzögerung durch Einsprachen 
• Für die pädagogischen Einsatzzwecke ungeeignete Produkte
• Zusammenarbeit mit Dienstleistern, die unerfahren sind mit dem schulischen Kontext

Wenn von der Projektgrösse her Ausschreibungen nicht zu vermeiden sind, ist es empfehlenswert, Fachpersonen mit Erfahrung bei Schul-ICT-Ausschreibungen beizuziehen.

Von der klassischen zur automatisierten Inventarisierung und Dokumentation

Die Erfahrungen mit Dokumentation und Inventar zeigen, dass diese nie aktuell sind und höchstens einen groben Eindruck des Ist-Zustandes wiedergeben. Deshalb ist es zentral, beim Mehrphasen-Vorgehensmodell eine möglichst umfassende technische Ist-Analyse durchzuführen.

Es sind deshalb Lösungen mit Device-Management-Tools zu bevorzugen, die der Schule eine aktuelle Übersicht über Anzahl Geräte, Gerätezuordnungen und Gerätestandorte anzeigen. Wie viele Tablets befinden sich in welchem Schulhaus? Welches Tablet ist welcher Benutzergruppe und welcher Benutzerin resp. welchem Benutzer zugeteilt? Wo ist der Standort des Accesspoints x? Bei Netzwerk- und WLAN-Management-Systemen und Tablet-Management-Systemen ist dies üblicherweise bereits Teil des Produkts. Es ist zu erwarten, dass diese Funktionen bald auch in anderen Management-Systemen zur Verfügung stehen werden. 

Automatisierte Inventarisierung und Dokumentation lohnen sich, wenn sie quasi als Nebenprodukt anfallen. Grössere Extraaufwendungen dazu (z.B. Projektoren ans Netz anschliessen) lohnen sich meist nicht. 

Zu überdenken wäre allenfalls, ob es sich lohnt, alle ICT-Geräte bei der Beschriftung zusätzlich mit einem RFID-Chip zu versehen. Und was spricht dagegen, dies mit allem Inventar der Schule zu machen? 

Kosten

Investitionskosten

Typischerweise werden bei den Investitionskosten zwei verschiedene Bereiche unterschieden:

• Bau: Bauliche Kosten sind Investitionskosten, die über die Gemeinde respektive den Besitzer/die Besitzerin des Gebäudes verrechnet werden. Den Bau umfassen Elektroarbeiten, die Netzwerkverkabelung und Unterbauarbeiten (für die Montage von Projektoren, Leinwänden etc.)
• ICT-Infrastruktur: Alle anderen Investitionskosten werden typischerweise über das Schulbudget verrechnet.

Wiederkehrende Kosten

Für die Gemeinden sind vor allem die jährlich wiederkehrenden Kosten relevant.

Kosten pro Jahr pro Schülerin/Schüler

Die Investitionskosten werden auf 5 Jahre verteilt. Dies erhöht die Kosten pro Schülerin/Schüler pro Jahr um CHF 500.- bis CHF 1500.-.

Beschaffungszyklen

Die Gemeinden wünschen planbare Ausgaben, d.h. keine Salamitaktik bei der ICT-Beschaffung.
D.h. das Medien- und ICT-Konzept soll eine transparente Kosteneinschätzung für mehrere Jahre umfassen.

Eine lineare Verteilung der Investitionskosten ist für Gemeinden oft einfacher zu managen als alle 5 oder 6 Jahre mit einem grossen Investitionspeak konfrontiert zu werden.

• Anträge auf einzelne Erneuerungen bei Bedarf.
• Zirka alle 5 bis 6 Jahre eine grosse Erneuerung
• Strategisch über mehrere Jahre geplante und verteilte Erneuerungen

Kauf, Miete, Infrastruktur als Dienstleistung oder Leasing

Klassischerweise kauft die Schule die Geräte. Miet-, Infrastruktur als Dienstleistung- und Leasingmodelle für Hardware (Endgeräte, Netzwerk, Präsentationstechnik etc.) sind im Schulumfeld nicht verbreitet. Eine detaillierte Auslegeordnung bezüglich Vor- und Nachteile ist im Handlungsfeld Risikokultur aufgearbeitet.

Eine erste Analyse hat ergeben, dass ein Kauf der Geräte einfacher, gängiger, kostengünstiger und eigenständiger ist. Bisher spricht einiges gegen die Miete, Infrastruktur als Dienstleistung oder das Leasing von Geräten.

• Die Komplexität ist bei der Variante Kauf gegenüber den Varianten Miete, Infrastruktur als Dienstleitung und Leasing um ein Vielfaches geringer, da 
  • für die Modelle Miete/Leasing weder Standards noch Erfahrungen vorliegen.
  • den Schulen und Gemeinden oft das nötige Wissen zur fundierten Aufarbeitung der anderen beiden Varianten fehlt. Das Wissen müsste hinzugekauft werden. 
• Das Eigentum an den Geräten birgt einige Vorteile:
  • Z.B. hinsichtlich der IT-spezifischen Gegebenheiten (z.B. Software-Nutzung)
  • Eine länger als geplante Nutzung 

Miete

Die Miete ist oft teurer als der Kauf der Hardware. Bei den meisten Angeboten wird einfach der Kaufpreis auf die Mietdauer verteilt.

Infrastruktur als Dienstleistung

Alternative Finanzierungsmodelle sind im Schulkontext nicht standardisiert. Deshalb sind sie für Schulen zurzeit eher nicht zu empfehlen. Bei Hardware als Teil einer Dienstleistung ist die Situation speziell zu analysieren. Bei der Bereitstellung der Infrastruktur als Dienstleistung ist der Support im Mietpreis inbegriffen.

Aktuell werden «Infrastruktur als Dienstleistung» standardisiert angeboten:

• Internetanbindung
• Fotokopierer
• Telefonie-Anlagen
• Cloud-Server (siehe Kapitel Cloud-Dienste). 

In folgenden Bereichen gibt es erste Angebote für «Infrastruktur als Dienstleistung» 

• Netzwerk und WLAN 
• Drucker
• Tablets, Laptops (digitaler Arbeitsplatz als Dienstleistung)

Da in diesen Bereichen noch wenige Angebote existieren, gibt es kaum Konkurrenz. Viele Fragen sind ungeklärt, deshalb sind der Aufwand und die Unsicherheiten oft grösser als der Mehrwert.  

Bei den meisten Angeboten fehlt eine Innovationsgarantie. Es gibt keine Garantie, dass der Anbieter die Infrastruktur aktualisiert oder die Bandbreitenerhöhung an den Kunden weitergibt. 

Finanzierungsleasing

Die Finanzierung der ICT-Infrastruktur durch Leasing ist nicht zu vergleichen mit dem Autoleasing, da die Möglichkeit, den geleasten Gegenstand zu kaufen  (Restwerteinigung), nicht standardisiert ist. Typischerweise werden die geleasten Geräte nach der Ablaufzeit aufbereitet und weiterverkauft. Details dazu sind in der Risikokultur zu finden.

Finanzierungsleasing könnte bei den aktuell tiefen Zinsen ein interessantes Modell für Schulen und Gemeinden sein. Da Finanzierungsleasing für Schulen kein standardisiertes, seit vielen Jahren bewährtes «Produkt» ist, bestehen offene rechtliche Fragen, und es fehlt an Erfahrungen. Im Folgenden sind einige Vor- und Nachteile aufgezählt.

Vorteile

• Schont die Liquidität und das Eigenkapital der Gemeinde
• Bilanzneutral – nur in der Erfolgsrechnung ersichtlich (Eigenkapitalquote und Verschuldungsgrad bleiben unverändert)
• Keine Abschreibungen der Investition über 3 Jahre
• Möglichkeit der Modalitäten wie zum Beispiel Upgrade-Möglichkeiten während der Dauer des Leasingvertrages
• Nachhaltigkeit: Die Geräte werden nach Ablauf des Leasings aufbereitet und weiterverkauft. 

Nachteile

• Das Dreiparteienverhältnis Leasings-Geber, Leasings-Nehmer und Lieferant erhöht die Komplexität und Risiken. 
• Drittpartei als Geldgeberin mit entsprechendem Kreditrisiko (geringer Einfluss auf Rückversicherung und Verbriefung durch den Leasing-Dienstleister durch Leasing-Nehmer).
• Bei Insolvenz des Leasingsgebers besteht die Gefahr des Einzuges der Geräte. Somit wäre keine weitere Nutzung mehr möglich (akute Ersatznotwendigkeit).
• Kein Eigentum an den Geräten – nur zum Gebrauch
• Was geschieht nach Ablauf der Vertragsdauer (Vertragsverlängerung, neuer Vertrag, Übernahme der Geräte)?
• Retentionsrecht durch Leasings-Geber
• ICT-spezifische Problemfelder
  • Lizenzrechtliche Komponenten, ob Software weiterveräussert, verleast werden darf
  • Bei der Software verbleibt das Eigentum beim Lieferanten, was folglich zu einer zusätzlichen vertraglichen Beziehung zwischen dem Lieferanten und Leasings-Nehmer führt (insbesondere wichtig bei Insolvenzen, bzw. Zwangsvollstreckung).
•  Zudem Rechtsberatung für aufwendigere Ausschreibung und Erstellen der Verträge (ca. Fr. 45'000)